Prozessdigitalisierung schrittweise in deinem Unternehmen angehen

Das Wichtigste zur Prozessdigitalisierung in Kürze:

• Prozessdigitalisierung bezeichnet die Umstellung analoger Abläufe auf durchgängige digitale Prozesse, bei denen Informationen effizient erfasst, weitergeleitet und gespeichert werden.
• Die Prozessdigitalisierung folgt sechs Schritten: Ist-Analyse, Zieldefinition, Auswahl geeigneter Tools, Pilotierung, Rollout und kontinuierliche Optimierung.
• Methoden wie Prozessmodellierung (BPMN), Lean Management, Robotic Process Automation (RPA) und Change Management unterstützen die erfolgreiche Umsetzung digitaler Abläufe.
• Werkzeuge zur Prozessdigitalisierung sind u. a. Cloud-Plattformen, Dokumentenmanagement-Systeme, Workflow-Engines und KI-gestützte Automatisierungstools.
• Für den Einstieg in die Prozessdigitalisierung empfiehlt sich ein überschaubarer, häufig vorkommender Prozess, zum Beispiel die Rechnungsfreigabe.

Wie lautet die Definition von Prozessdigitalisierung?

Prozessdigitalisierung beschreibt den Übergang von analogen und manuellen Abläufen hin zu durchgängig digitalen Prozessen. Ziel ist es, die Arbeitsschritte so zu gestalten, dass alle Informationen elektronisch erfasst, weitergeleitet, geprüft und gespeichert werden.

Ein klassisches Beispiel für die Prozessdigitalisierung ist die Rechnungsbearbeitung: Die Bearbeitung von Papierrechnungen wird durch ein digitales System ersetzt, das Rechnungen automatisch empfängt, prüft, freigibt und archiviert. Hier findest du weitere Beispiele für die Digitalisierung in Unternehmen, Alltag, Handwerk und Produktion.

Guide: Wie läuft die Prozessdigitalisierung ab?

Die Prozessdigitalisierung läuft in sechs Schritten ab: Zuerst wird der Ist-Zustand eines Prozesses erfasst, danach das Ziel definiert und passende Werkzeuge ausgewählt. Anschliessend folgt eine Pilotierung, bevor der digitale Prozess im Unternehmen ausgerollt und kontinuierlich optimiert wird.

1. Ist-Analyse

Sammle Informationen darüber, wie der Prozess heute abläuft:

• Wer ist beteiligt?
• Welche Dokumente oder Systeme werden genutzt?
• Wo entstehen Wartezeiten?
• Wo liegen Fehlerquellen?

Halte diese Punkte in einem Prozessdiagramm oder in einer einfachen Liste fest.

2. Zieldefinition

Lege fest, was du mit der Digitalisierung erreichen willst:

• Kürzere Durchlaufzeiten, etwa wenn Rechnungen heute mehrere Tage zur Freigabe brauchen.
• Weniger Medienbrüche, zum Beispiel, wenn Informationen von Papier ins ERP-System übertragen werden müssen.
• Aufgabenverteilung: Wer hat wann welche Aufgabe bearbeitet, wo hängt der Prozess gerade?
• Revisionssicherheit: Digitale Nachweise erleichtern interne und externe Prüfungen.
• Kundenerlebnis verbessern: Anträge oder Bestellungen können rund um die Uhr online eingereicht werden.
• Skalierbarkeit: Digitale Prozesse lassen sich leichter auf höhere Volumina ausdehnen als manuelle Abläufe.

3. Auswahl von Werkzeugen

Prüfe, welche Software deine Anforderungen abdeckt.

• Standard-Tools eignen sich für wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungsfreigaben oder Urlaubsanträge.
• Individualsoftware ist sinnvoll, wenn deine Abläufe sehr speziell sind.

Erstelle eine kurze Anforderungsliste und gleiche diese mit den verfügbaren Tools ab.

4. Pilotierung

Starte mit einem überschaubaren Prozess:

• Wähle einen Ablauf, der oft vorkommt, aber nicht zu komplex ist.
• Teste ihn mit einer kleinen Nutzergruppe.
• Sammle Feedback aller Beteiligten und prüfe, ob das Ziel erreicht wurde.

So erkennst du, welche Anpassungen nötig sind, bevor du in die Breite gehst.

5. Rollout

Führe den digitalen Prozess Schritt für Schritt im Unternehmen ein:

• Schule deine Mitarbeiter in diesem neu digitalisierten Prozess.
• Stelle sicher, dass Dokumentation und Hilfestellungen verfügbar sind.
• Kommuniziere den Nutzen klar, damit alle den Umstieg mittragen.

6. Optimierung

Nutze Daten aus der Anwendung, sofern diese vorhanden sind, um Verbesserungen abzuleiten:

• Analysiere Bearbeitungszeiten, Fehlerraten oder Rückmeldungen.
• Passe Masken, Workflows oder Schnittstellen laufend an.
• Plane regelmässige Reviews, um den Prozess aktuell zu halten.

Tipp: Hier findest du unseren Guide zur Digitalisierung deines KMU.

Welche Methoden kommen in der Prozessdigitalisierung zum Einsatz?

Zur Umsetzung der Prozessdigitalisierung werden Methoden genutzt, die die Abläufe beschreiben, vereinfachen und anschliessend digital abbilden. Dazu gehören Prozessmodellierung, Lean Management, Robotic Process Automation und Change Management.

Prozessmodellierung

Prozessmodellierung stellt Abläufe grafisch dar. Mit BPMN (Business Process Model and Notation) werden einzelne Schritte und Entscheidungen in einem standardisierten Diagramm beschrieben. Swimlanes zeigen dabei, welche Abteilung oder Rolle für welchen Schritt verantwortlich ist. Auf diese Weise entsteht ein klares Bild, bevor ein Prozess digitalisiert wird.

Lean Management

Das Lean Management kommt aus der Produktionsorganisation und wird ebenfalls in der Prozessdigitalisierung eingesetzt, um unnötige Schritte zu vermeiden. Ziel ist es, Prozesse zu verschlanken, damit später nur noch das digitalisiert wird, was wirklich gebraucht wird.

Robotic Process Automation (RPA)

RPA ist der Einsatz von Software-Robotern, die sich wiederholende Aufgaben übernehmen. Beispiele sind das automatische Auslesen von Rechnungsdaten oder das Ausfüllen von Formularen. RPA ergänzt die Prozessdigitalisierung, indem es Routineaufgaben schneller als ein Mensch und nahezu fehlerfrei erledigt.

Change Management

Das Change Management begleitet die Einführung neuer digitaler Abläufe im Unternehmen. Dazu gehören Kommunikation, Schulung und die Einbindung deiner Mitarbeiter. Nur wenn die Beteiligten den Nutzen verstehen, lassen sich digitale Prozesse wirklich erfolgreich umsetzen.

Welche Tools erleichtern die Prozessdigitalisierung?

Zur Prozessdigitalisierung wird Software eingesetzt, die Informationen erfasst, Arbeitsschritte steuert und Ergebnisse dokumentiert. Dazu gehören Cloud-Plattformen, Dokumentenmanagement-Systeme, Workflow-Engines und Anwendungen mit Künstlicher Intelligenz.

1. Cloud-Plattformen

Cloud-Software stellt Daten standortunabhängig zur Verfügung:

• Appian, Pega, ProcessMaker: Professionell entwickelte Cloud‑BPM-Lösungen, die Workflows, Skalierbarkeit und Prozessanalysen unterstützen 
• Quixy: Eine No‑Code Plattform mit Drag‑and‑Drop Builder, zur Modellierung und Automatisierung betrieblicher Abläufe 
• Pipefy: Low‑Code BPM-Tool mit Workflow-Automatisierung, Übersichts-Dashboards und Zentrale für Prozessanfragen

2. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

DMS digitalisieren Dokumente, strukturieren sie und machen sie umfassend nutzbar:

• DocuWare: System zur Automatisierung von Scannen, Archivierung, Suche und Dokumentenverwaltung 
• Fluix, Zoho WorkDrive: Bieten zentrale Dokumentenspeicherung, Versionierung und Workflowfunktionalitäten 
• LogicalDOC: Cloudbasiertes DMS, das Dokumentenablage, Indexierung und Workflows in Java-Umgebung ermöglicht 

3. Workflow-Engines

Workflow-Engines orchestrieren Aufgaben, Benachrichtigungen und Prozessschritte:

• Flowable: Open‑Source Workflow-Engine, zum visuellen Modellieren und Ausführen von Prozessen
• Apache Airflow: Workflow-Plattform für Daten-Pipelines mit „Configuration as Code“-Ansatz, geeignet für technische Datenprozesse

4. KI-gestützte Automatisierungstools

Künstliche Intelligenz wird eingesetzt, um Prozesse anpassungsfähiger werden zu lassen:

• Make: No‑Code Plattform, die KI-Elemente in Automatisierungen integriert

Zapier: Plattform zur Verbindung von Web-Apps mit AI-gestützten Workflows und Agenten für Prozessautomatisierung

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