Guide: Digitalisierung deines KMU

Vorteile der Digitalisierung in KMUs

Es geht bei der Digitalisierung nicht bloss um den Einsatz von ein bisschen Technik und abonnierter Software. Der Prozess ist viel grösser, und mit ihm auch die Arbeitserleichterung, die daraus resultieren kann. Die Digitalisierung deines KMUs sollte niemals dem reinen Selbstzweck dienen, sondern auf ein klares Ziel hinarbeiten.

Es ist die beste Gelegenheit, den aktuellen Stand deines Unternehmens sachlich zu erfassen und alles infrage zu stellen – insbesondere die Dinge, die wir immer schon so gemacht haben.

• Zeitfresser tilgen: Alles, was deine Angestellten und du händisch und wiederkehrend erledigen müssen, kostet eine Menge Zeit. Hier schlummert ein grosser Hebel zur Entlastung deines Teams.
• Kostentreiber identifizieren: Vorhandene Strukturen auf den Kopf zu stellen und dann auf die digitale Ebene zu heben, bedeutet auch, unnötig teure Teile zu erkennen und abzuschneiden – zum Beispiel Papierakten und der dafür nötige Lagerplatz.
• Wiederstand gegen äussere Einflüsse: Sobald dein Team dank einer cleveren Digitalisierung nicht mehr täglich gegen unhandliche Strukturen ankämpfen muss, sondern sich voll auf die gewinnbringenden Aufgaben konzentriert, kann es auch schneller und bewusster auf Marktschwankungen reagieren – was euch zusätzlich absichert.
• Daten in Wissen umwandeln: Abläufe, die endlich digital laufen, lassen sich messen. Messungen lassen sich auswerten und diese Auswertungen können aufzeigen, wo bisher ungesehene Wege liegen – zum Beispiel in Form neuer Produkte oder Dienstleistungen.

Leitfaden zur Digitalisierung eines KMU

Bevor du beginnst, gibt es eine Überlegung, die du an den Anfang stellen solltest – quasi der Schritt null: Wo möchtest du hin? Wie bereits beschrieben, soll die Digitalisierung deines Unternehmens nicht nur durchgeführt werden, weil du sie durchführen kannst. Die folgenden Schritte werden dir leichter fallen, wenn du dein Warum kennst. Benenne also zuerst das übergeordnete Ziel, das dich antreibt.

1. Schritt: Den eigenen Status quo definieren

Bevor du über Technik, Software und neue Prozesse nachdenkst, ist es wichtig, zunächst zu verstehen, wo dein Unternehmen aktuell wirklich steht.

• Prozesse auflisten: Welche Prozesse laufen in deinem Unternehmen täglich ab? Wie werden sie derzeit umgesetzt (Papier, Excel, E-Mail etc.)? Hier ist keine gute Gelegenheit für einen allzu schnellen Überflug, im Gegenteil: Gehe hier gründlich vor.
• Schwachstellen: Wo treten häufig Fehler, Verzögerungen oder Reibungsverluste auf? Ermutige dein Team, schonungslos ehrlich zu sein.
• Potenziale benennen: Welche Arbeitsschritte könnten einfacher oder schneller laufen, wenn du digitale Lösungen einsetzt?

Gleicht ihr Papierlieferscheine manuell mit Bestellungen aus Excel-Listen ab? Tragt ihr nach einem Telefonat einen Telefonzettel zum Kollegen, der sich um den Sachverhalt kümmern soll? Fallen extra Autofahrten an, nur um eine bestimmte Akte abzuholen? Listet ehrlich alles auf, was eure tägliche Arbeit mit sich bringt.

2. Schritt: Eine digitale Strategie entwickeln

Sobald du deine Ist-Situation kennst, solltest du eine Strategie entwickeln. Dies ist nicht kompliziert und muss auch nicht in einer 50-seitigen Präsentation stecken. Es reicht oft ein simpler Plan, der beantwortet:

• Was sind deine Ziele? z. B. schnellere Angebotsbearbeitung, weniger Papier, kürzere Kommunikationswege, weniger Papierstapel.
• Welche Prioritäten haben diese Ziele? Was ist dringend? Was ist „nice-to-have“?
• Wer ist verantwortlich? Wer kümmert sich um einzelne Digitalisierungsprojekte im Team? Das sollte nicht alles auf deinen eigenen Schultern lasten.
• In welchem Zeitrahmen möchtest du diese Ziele erreichen?

Wenn du zum Beispiel im Vertrieb enorm viel Zeit mit Angebotserstellung verbringst, könnte eine digitale CRM-Lösung mit automatischer Angebotserstellung weit oben auf der Prioritätenliste stehen.

3. Schritt: Prozesse digitalisieren – praktisch vorgehen

Die schrittweise Digitalisierung funktioniert meist besser als ein radikaler Rundumschlag – auch dann, wenn du bereits jeden Stein im Unternehmen auf der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten umgedreht hast. Nimm dir trotzdem einen Prozess nach dem anderen vor. So kannst du Erfahrungen sammeln und deine Belegschaft besser mitnehmen.

• Pilotprojekt auswählen: Starte mit einem Bereich, bei dem du schnell Erfolge siehst. Das motiviert und überzeugt auch Skeptiker im Team.
• Optimieren, bevor du digitalisierst: Oft schleppen wir alte, ineffiziente Abläufe mit, die dann nur digital abgebildet werden. Hinterfrage, ob ein Prozess in der aktuellen Form wirklich mitgenommen werden soll.

Erfahrungen sammeln und Feedback einholen: Rede mit deinen Mitarbeitern während der Digitalisierung, was gut läuft und was nicht. Sei offen für Anpassungen.

4. Welche Software kann helfen?

Die passende Software ist ein Kernstück der Digitalisierung. Achte bei der Auswahl darauf, dass dich zu Beginn der Preis nicht erschlägt und die Software mitwachsen kann, sobald dein Team samt Aufgaben grösser wird.

Beachte, dass die folgenden Beispiele oft nur einen Teilbereich deiner Aufgaben digitalisieren können. Wenn es dir um eine individuelle Software für einen bestimmten Anwendungsfall geht, könnte eine eigens erstellte Individualsoftware das richtige für dich sein.

• Rechnung & Buchhaltung: Damit tauschst du die Papierordner gegen eine digitale Variante aus, scannst Belege mit dem Smartphone und erstellst deinen Jahresabschluss erheblich einfacher.
• CRM-System (Customer Relationship Management): Ein CRM-System hilft dir, Kundenbeziehungen zu pflegen, Angebote rasch zu erstellen und den Vertrieb zu managen.
• Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Für die Digitalisierung und Verwaltung von Belegen, Verträgen und Akten. Damit senkst du deinen Papierverbrauch und findest Dokumente per Suchfunktion.
• Projektmanagement- und Kollaborationstools: Ob einzelne Kollegen im Homeoffice sind oder alle nebeneinander sitzen, spielt keine Rolle: Alle müssen wissen, wo jeder Vorgang und jedes Projekt steht. Bilde alle laufenden Vorgänge digital in einer Projektmanagementsoftware ab.
• Cloud-Speicher und Cloud-Infrastruktur: Gemeinsame Dateiablage und Office-Anwendungen ohne eigene Serverinfrastruktur.

Neben diesen allgemeinen Abläufen können in deinem Unternehmen auch sehr viel speziellere Prozesse digitalisiert werden. Was macht den Kern deiner Arbeit aus und was würde dir den entscheidenden Vorsprung zu deinen direkten Wettbewerbern bringen? Tausche dich gern mit uns darüber aus, sicher können wir dir den richtigen Impuls zur passenden Software mitgeben.

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5. Welche Hardware brauchst du?

Die nötige Hardware hängt stark von deiner Branche und der Software ab. Stürze dich nicht zu schnell in hohe Investitionen in Technik. Denn viele und noch so leistungsfähige Geräte machen dein KMU noch lange nicht digital.

Viele Programme, die dich weiterbringen, sind nicht sonderlich rechenintensiv oder laufen sogar als SaaS bzw. in der Cloud, auch die zuvor beschriebenen. Das heisst: Deine vorhandenen Computer und Laptops sind vermutlich nicht der Flaschenhals, der dich ausbremst.

Bei der Anschaffung von Hardware ist es wichtig, eng an den Möglichkeiten und Anforderungen der Software zu bleiben:

Handscanner, mit denen dein Werkstattteam eingebaute Ersatzteile sofort ins System buchen und an die Abrechnung weitergeben können, müssen entsprechenden Rückenwind durch die Software erhalten. Beides geht Hand in Hand – doch die Software kommt immer zuerst.

Förderung der Digitalisierung für KMU in der Schweiz: Wo du dich umschauen kannst

In der Schweiz gibt es verschiedene Förderprogramme und Initiativen, die KMU bei der Digitalisierung unterstützen. Es gibt zahlreiche Beratungsangebote, vergünstigte Kredite und staatlich unterstützte Projekte, die speziell auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnitten sind.

1. Innosuisse – Förderung für Innovation und Digitalisierung

Innosuisse ist die Schweizerische Agentur für Innovationsförderung. Sie unterstützt Unternehmen dabei, innovative digitale Projekte mit Forschungspartnern umzusetzen. Falls du eine Idee hast, aber nicht genau weisst, wie du sie technisch realisieren kannst, kann Innosuisse helfen, einen passenden Forschungspartner (z. B. eine Hochschule oder ein Forschungsinstitut) zu finden.

Fördermöglichkeiten:

• Finanzierung von Innovationsprojekten mit Forschungspartnern
• Innovationsschecks für Machbarkeitsstudien
• Förderung von Coaching für Start-ups und KMU
• Unterstützung für die Internationalisierung digitaler Geschäftsmodelle

‍Mehr Infos: www.innosuisse.ch

2. KMU Digital – Unterstützung durch die Kantone

Viele Schweizer Kantone haben eigene Förderprogramme für die Digitalisierung von KMU. Diese sind nicht einheitlich geregelt, sondern hängen von der jeweiligen Region ab. Typische Unterstützungsmöglichkeiten umfassen:

• Beratungsgutscheine für Digitalisierungsstrategien
• Finanzielle Zuschüsse für Digitalisierungsprojekte
• Steuererleichterungen für Investitionen in digitale Technologien

Tipp: Erkundige dich direkt bei deiner kantonalen Wirtschaftsförderung oder Handelskammer.
Mehr Infos: www.kmu.admin.ch

3. EasyGov.swiss – Die zentrale Anlaufstelle für KMU

EasyGov ist ein offizielles E-Government-Portal der Schweiz, das alle relevanten Förderprogramme und digitale Verwaltungsdienstleistungen für KMU bündelt. Hier kannst du auch Fördermöglichkeiten zu digitalen Transformationsprojekten in deiner Branche finden.

Mehr Infos: www.easygov.swiss

4. Digitalisierungskredite von Banken und Kantonalbanken

Einige Schweizer Banken, insbesondere die Kantonalbanken, bieten spezielle Finanzierungsmöglichkeiten für Digitalisierungsprojekte an. Diese Kredite haben oft vergünstigte Zinsen oder spezielle Konditionen für KMU, die in digitale Infrastruktur investieren möchten. Beispiele:

• Schweizerische Kreditanstalt (Credit Suisse) – spezielle KMU-Kredite
• Raiffeisen Schweiz – Digitalisierungsdarlehen für Unternehmen
• Kantonalbanken (z. B. Zürcher Kantonalbank, Berner Kantonalbank) – teilweise Förderkredite für Digitalisierungsprojekte

Wenn du eine Finanzierung für ein Digitalisierungsprojekt benötigst, lohnt sich ein Gespräch mit deiner Hausbank oder der lokalen Kantonalbank.

5. Unterstützung durch Branchenverbände und Netzwerke

Viele Branchenverbände und Organisationen unterstützen ihre Mitglieder aktiv bei Digitalisierungsprojekten. Hier einige relevante Anlaufstellen:

• digitalswitzerland – Initiative zur Förderung der Digitalisierung in Schweizer Unternehmen
• SwissICT – Fachverband für IT- und Digitalisierungsthemen
• Industrie 2025 – Initiative zur digitalen Transformation in der Industrie

Diese Netzwerke bieten oft kostenlose Webinare, Beratungen oder Praxisleitfäden zur Digitalisierung.

Starke Software als Kern deiner Digitalisierungsstrategie

Insgesamt wird es dir nicht erspart bleiben, dich selbst auf den Weg zu machen, um dir alle nötigen Informationen und Hilfen zur Digitalisierung deines KMUs zu beschaffen. Aus Erfahrung können wir von Axisbits jedoch sagen, dass sich die Mühe lohnt und immer wieder diejenigen Unternehmen den Wettbewerb anführen, die ihre internen Prozesse wirklich im Griff haben – unabhängig ihrer Unternehmensgrösse.

Mit deiner konkreten Projektidee kannst du gern jederzeit zu uns kommen. Wir beraten dich zu Digitalisierungsmöglichkeiten mittels Individualsoftware und können dir anhand von Kundenbeispielen zeigen, wie gross der Leistungsvorsprung im Gegensatz zu Standardsoftware wirklich ist.

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