Business Process Automation einfach und mit Beispielen erklärt

Business Process Automation: Das Wichtigste in Kürze

• Business Process Automation (BPA) bezeichnet den Einsatz von Software, um Arbeitsschritte automatisch und ohne manuelle Eingriffe auszuführen.
• Geeignet sind Prozesse, die sich wiederholen, festen Regeln folgen und strukturierte Daten verwenden, etwa Freigaben, Datentransfers oder Benachrichtigungen.
• Häufig eingesetzte Ansätze für eine Business Process Automation sind Task-Automation, Workflow-Automation, Robotic Process Automation (RPA) und intelligente Prozessautomatisierung.
• Durch Automatisierung werden Abläufe einheitlich, nachvollziehbar und weniger fehleranfällig, besonders in Buchhaltung, Personalwesen und Auftragsabwicklung.
• HubSpot ist eine Plattform, um Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozesse automatisiert zu steuern und mit anderen Systemen zu verbinden.

Welche Arten der Business Process Automation gibt es?

Die Business Process Automation lässt sich in verschiedene Ansätze unterteilen. Sie unterscheiden sich darin, wie umfangreich ein Prozess abgebildet wird und welche Technologie eingesetzt wird. Die wichtigsten Formen sind Task-Automation, Workflow-Automation, Robotic Process Automation und intelligente Prozessautomatisierung.

• Task-Automation: Automatisiert werden einzelne Arbeitsschritte, die sich jeweils klar beschreiben lassen, wie der automatische Versand einer Bestätigungs-E-Mail, das Ablegen einer Datei oder das Aktualisieren eines Datenbankeintrages.
• Workflow-Automation: Mehrere Aufgaben werden zu einem Ablauf verbunden, der bestimmten Regeln folgt. Ein typisches Beispiel ist die Freigabe einer Bestellung: Das System prüft die Angaben, leitet sie an die zuständige Person weiter und dokumentiert das Ergebnis im ERP (Enterprise Resource Planning).
• Robotic Process Automation (RPA): Bots übernehmen wiederkehrende Eingaben in bestehenden Anwendungen. Sie lesen Daten aus, tragen Informationen ein oder übertragen Werte zwischen Systemen, insbesondere dort, wo keine Schnittstellen vorhanden sind.
• Intelligente Business Process Automation: Automatisierung wird mit Verfahren der Datenanalyse und Mustererkennung kombiniert. Das System kann etwa Rechnungen erkennen, zuordnen und prüfen, ohne dass für jedes Dokument eigene Regeln nötig sind.

Diese Formen lassen sich einzeln oder kombiniert einsetzen. In vielen Unternehmen beginnen Automatisierungsinitiativen mit einfachen Aufgaben und werden schrittweise auf komplexere Abläufe ausgeweitet.

Welche Vorteile hat die Business Process Automation?

Prozessautomatisierung verbessert die Qualität und Stabilität deiner Abläufe. Sie sorgt dafür, dass die Aufgaben gleichmässig, vollständig und ohne Verzögerung ausgeführt werden. 

• Konsistente Ausführung: Ein automatisierter Prozess läuft jedes Mal gleich ab. Dadurch sinkt insgesamt die Fehleranfälligkeit und Prüfschritte müssen nicht mehr manuell kontrolliert werden.
• Nachvollziehbarkeit: Jeder Ablauf wird im System protokolliert. Das erleichtert interne Kontrollen dieser Abläufe und du kannst diese leichter nachweisen.
• Schnellere Abläufe: Prozesse können parallel bearbeitet werden. So verkürzen sich die Bearbeitungszeiten, ohne dass zusätzliche Ressourcen nötig sind.
• Einheitliche Datenbasis: Daten bleiben in allen Systemen synchron und es wird verhindert, dass sie doppelt angelegt werden.
• Entlastung der Mitarbeiter: Wenn Routineaufgaben automatisch erledigt werden, bleibt mehr Zeit für fachliche Entscheidungen, Kundenkontakt oder Analysearbeit.

Wie führe ich eine Business Process Automation durch?

Eine Prozessautomatisierung führst du durch, indem du zuerst geeignete Abläufe auswählst, sie genau beschreibst, ein passendes Werkzeug festlegst und den automatisierten Prozess schrittweise umsetzt und überprüfst.

1. Geeignete Abläufe ermitteln

Beginne mit einer vollständigen Aufnahme deiner Arbeitsabläufe. Zeichne jeden Schritt auf, vom Eingang der Daten bis zur Ausgabe des Ergebnisses. Notiere dabei:

• wer die Aufgabe ausführt,
• welches System verwendet wird,
• welche Informationen eingegeben, geprüft oder weitergereicht werden.

Ein Prozess eignet sich für eine Automatisierung, wenn

• er häufig vorkommt,
• die Reihenfolge der Schritte feststeht,
• Entscheidungen auf klaren Regeln beruhen und
• alle benötigten Daten digital verfügbar sind oder sich digital erfassen lassen.

Abläufe, die von individueller Einschätzung abhängen oder unstrukturierte Kommunikation erfordern, sind weniger geeignet.

2. Dokumentiere den Ist-Zustand des Prozesses

Bewerte jeden erfassten Prozess anhand dreier Punkte:

• Volumen: Wie oft tritt der Prozess auf?
• Aufwand: Wie viele Arbeitsschritte oder Personen sind beteiligt?
• Fehleranfälligkeit: Wie oft kommt es zu Korrekturen oder Rückfragen?

Kombiniere diese Werte zu einer einfachen Rangfolge. Prozesse mit hohem Volumen, klarer Entscheidungslogik und wiederkehrenden Arbeitsschritten eignen sich am besten für den Einstieg.

Erstelle für die wichtigsten Prozesse eine kurze Beschreibung mit Eingaben, Ausgaben und gewünschtem Ergebnis. Das wird später die Grundlage für die technische Umsetzung.

3. Ziel und Umfang festlegen

Lege fest, was der automatisierte Prozess leisten soll. Definiere, welche Schritte digital ablaufen und wo weiterhin menschliche Kontrolle notwendig bleibt. Formuliere deine Ziele, zum Beispiel:

• „Bestellungen sollen automatisch an den verantwortlichen Einkauf weitergeleitet werden.“
• „Rechnungen sollen mit den zugehörigen Bestellungen abgeglichen werden, bevor sie freigegeben werden.“

Definiere auch die erwarteten Ergebnisse: etwa schnellere Durchlaufzeiten, vollständige Protokollierung oder geringere Fehlerquote.

4. Werkzeug/Software auswählen

Wähle ein System, das zu deiner bestehenden Software passt und die benötigten Integrationen unterstützt.

• Workflow- oder Low-Code-Plattformen (z. B. Power Automate, Make, n8n) eignen sich, wenn du mehrere Systeme verbinden willst.
• RPA-Tools, zum Beispiel UiPath oder Automation Anywhere, sind sinnvoll, wenn ältere Anwendungen keine Schnittstellen haben.
• Prozessplattformen wie Camunda oder Temporal bieten zusätzliche Kontrolle und Dokumentation für komplexe Abläufe.

Prüfe, ob das System APIs zu deinen Anwendungen bietet, Benutzerrechte sauber verwaltet und Änderungen protokolliert.

5. Prozess modellieren und testen

Erstelle vor der Umsetzung ein einfaches Ablaufdiagramm. Beschreibe:

• welches Ereignis den Prozess startet,
• welche Bedingungen geprüft werden,
• welche Aktionen folgen.

Setze den Prozess anschliessend in der gewählten Plattform um und verwende Testdaten. Überprüfe,

• ob jede Bedingung korrekt ausgelöst wird,
• ob Daten vollständig übertragen werden,
• und ob Fehlermeldungen eindeutig sind.

Definiere, wer benachrichtigt wird, wenn ein Fehler auftritt. Dokumentiere alle Ergebnisse des Tests, damit du spätere Anpassungen leichter vornehmen kannst.

6. Einführung und Betrieb

Starte mit einem begrenzten Umfang, zum Beispiel in einer Abteilung.

Beobachte die ersten Durchläufe und prüfe:

• ob der Ablauf stabil läuft,
• ob Daten doppelt oder unvollständig übertragen werden,
• und ob die erwarteten Benachrichtigungen eintreffen.

Richte ein einfaches Monitoring oder Dashboard ein, um den Status laufender Prozesse zu sehen. Erst wenn der Ablauf zuverlässig funktioniert, übertrage ihn auf den gesamten Anwendungsbereich.

7. Überwachung und Anpassung

Überprüfe deine automatisierten Prozesse regelmässig. Systeme und Daten ändern sich mit der Zeit. Plane monatliche oder quartalsweise Kontrollen, um sicherzustellen, dass alle Schritte noch gültig sind.

Dokumentiere jede Anpassung und halte fest, wann und warum sie erfolgt ist.

Wenn du neue Software einführst, prüfe sofort, ob bestehende Automatisierungen betroffen sind.

Welche Software eignet sich für die Business Process Automation?

Für die Prozessautomatisierung eignen sich Systeme, die wiederkehrende Abläufe steuern und Daten zuverlässig zwischen Anwendungen austauschen. Dazu zählt CRM-Software wie HubSpot mit integrierten Workflows für Kontakte, Deals und Service-Tickets, ERP-Systeme mit Automatisierungsmodulen, Cloud-Plattformen wie Make oder Power Automate für App-übergreifende Prozesse, RPA-Tools wie UiPath für manuelle Arbeitsschritte sowie Prozessplattformen wie Camunda oder Appian für komplexe End-to-End-Abläufe.

1. Workflow-Automation in CRM- und Marketing-Plattformen

Diese Systeme bieten eingebaute Automatisierungsfunktionen für Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse. Sie eignen sich besonders, wenn du Abläufe innerhalb eines bestehenden Systems automatisieren willst, ohne zusätzliche Software einzuführen.

• HubSpot: Workflows für Kontakte, Deals und Tickets. Unterstützt API-Verbindungen, Webhooks und Integrationen über den Operations Hub.
• Zoho CRM: Regelbasierte Automatisierungen, Aufgabenplanung, E-Mail-Trigger, Integration mit Zoho Desk und Finance.
• Pipedrive: Automatisierungen für Pipeline-Schritte, automatische Aufgabenvergabe und einfache API-Integration.

‍Typische Anwendung: Benachrichtigungen, Lead-Zuweisung, Follow-up-Erinnerungen, Statusänderungen bei Kundenaktivitäten.

Tipp: Du bist dir nicht sicher, ob HubSpot als CRM für deine Automationen geeignet ist? Hier findest du mehr zu HubSpot Workflows oder buche dir dein unverbindliches Beratungsgespräch, in dem wir gemeinsam prüfen, ob HubSpot für deine Automatisierungswünsche geeignet ist.

2. Cloud-Plattformen für systemübergreifende Automatisierung

Software dieser Art verbindet mehrere Anwendungen und Dienste. Sie eignen sich, wenn deine Abläufe über verschiedene Systeme verteilt sind und du Datenflüsse zentral steuern willst.

• Make: Visuelle Oberfläche, über 1’500 App-Integrationen, eigene Logik-Module (Bedingungen, Schleifen).
• Microsoft Power Automate: Tiefe Integration in Office 365, Dynamics und Teams, geeignet für Unternehmen mit Microsoft-Umgebung.
• Zapier: Grosse App-Auswahl, einfache Einrichtung, besonders geeignet für Marketing- und Support-Automatisierungen.
• n8n: Open-Source-Alternative mit Self-Hosting-Option und API-Anbindung.

Typische Anwendung: Datentransfers zwischen CRM, ERP und Cloud-Tools, automatische Dokumentenerstellung, Statusabgleiche zwischen Systemen.

3. RPA-Tools für Desktop- und Legacy-Systeme

RPA (Robotic Process Automation) ersetzt manuelle Eingaben an der Benutzeroberfläche. Diese Tools sind geeignet, wenn ältere Anwendungen keine Schnittstellen besitzen oder manuelle Arbeitsschritte automatisiert werden sollen.

• UiPath: Führende Plattform mit Recorder-Funktion, Prozessanalyse und zentralem Management.
• Automation Anywhere: Umfangreiche Bot-Verwaltung und Cloud-Betrieb; Integration mit ERP- und Banking-Systemen.
• Blue Prism: Für hoch regulierte Umgebungen mit Schwerpunkt auf Sicherheit und Governance.

Typische Anwendung: Datenübertragung aus E-Mails oder Excel, automatische Formularausfüllung, Export und Upload zwischen Alt-Systemen.

4. Prozessplattformen für durchgängige End-to-End-Automatisierung

Diese Systeme bilden komplette Geschäftsprozesse ab, mit Zuständen, Regeln und Protokollierung. Sie eignen sich für grössere Unternehmen mit stabiler IT-Architektur.

• Camunda Platform 8: BPMN-Engine (Business Process Model and Notation) mit grafischer Modellierung, API-first-Ansatz und langlebiger Prozessverfolgung.
• Temporal: Technische Prozess-Engine für langlebige Workflows mit Wiederanlauffunktion.
• Appian / Pega: Low-Code-Plattformen mit Fokus auf Geschäftslogik, Formulare und Governance.

Typische Anwendung: Genehmigungsabläufe mit mehreren Stufen, interne Service-Prozesse, Compliance-relevante Vorgänge mit Dokumentationspflicht.

5. ERP- und Geschäftssysteme mit eingebauten Automatisierungsmodulen

Viele ERP-Systeme enthalten bereits Automatisierungsfunktionen. Diese sind sinnvoll, wenn die meisten Prozesse im ERP stattfinden und externe Schnittstellen begrenzt oder gar nicht vorhanden sind.

• SAP Build Process Automation: Kombination aus Workflow-Engine, RPA und Dokumentenerkennung.
• Odoo: Offene Business-Suite mit anpassbaren Workflows und automatisierten Aktionen in allen Modulen.
• Oracle NetSuite: Ereignisgesteuerte Automatisierung für Buchhaltung, Einkauf und Bestellwesen.

Typische Anwendung: Freigaben im Einkauf, Rechnungsverarbeitung, Buchungsabläufe, Datensynchronisation zwischen Modulen.

6. Open-Source- und Self-Hosted-Lösungen

Für Unternehmen mit gut ausgebauten technischen Ressourcen bieten selbst gehostete Systeme mehr Kontrolle über Daten und Infrastruktur.

• n8n (Self-Hosted): Volle Datenhoheit, flexible Anpassung über JavaScript.
• Node-RED: Open-Source-Tool von IBM, häufig für IoT- und Integrationsaufgaben genutzt.
• Camunda Community Edition: Kostenlose Version für Eigenbetrieb.

Typische Anwendung: Automatisierungen mit Datenschutzanforderungen, interne Integrationsprojekte, spezifische Unternehmens-Workflows.

Welche Prozesse lassen sich in HubSpot automatisieren?

HubSpot erlaubt es, operative Abläufe in deinem Unternehmen über die sogenannten Workflows und Automatisierungsfunktionen zu steuern. Du kannst darin unter anderem Lead- und Kontaktprozesse automatisieren sowie die Arbeit mit Datensätzen vereinfachen.

• Automatische Lead-Zuweisung: Wenn ein Kontakt ein Formular ausfüllt oder bestimmte Kriterien erfüllt, weist HubSpot ihn automatisch dem passenden Vertriebsmitarbeiter zu. Neue Leads werden ohne Verzögerung bearbeitet und gehen nicht verloren.
• E-Mail- und Follow-up-Automatisierung: Nach Anfragen oder Downloads versendet HubSpot automatisch passende E-Mails oder Erinnerungen.
• Automatische Aufgabenerstellung: HubSpot legt Aufgaben an, wenn ein Deal einen bestimmten Status erreicht oder ein Ticket lange offen ist. Verantwortliche werden aktiv erinnert und kein Vorgang bleibt liegen.
• Zwei-Wege-Synchronisation: Über den Operations Hub gleicht HubSpot Daten mit ERP-, Buchhaltungs- oder Supportsystemen ab.
• Automatisierte Datenbereinigung: HubSpot kann Schreibweisen vereinheitlichen, Duplikate entfernen oder Felder automatisch formatieren.

Wenn du deine Automationen in HubSpot aufbauen oder erweitern möchtest, kannst du mit einem zertifizierten Partner starten. Auf diesem Weg stellst du sicher, dass deine Workflow-Automationen von Beginn an sicher und stabil laufen.

Axisbits ist offizieller HubSpot Solution Provider für die Schweiz. Wir planen, entwickeln und integrieren deine Automationen so, dass sie zu deinen bestehenden Prozessen passen und langfristig stabil laufen.

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