Prozessoptimierung einfach erklärt: Methoden und Tools für die Schweiz

Prozessoptimierung: Das Wichtigste in Kürze

• Ziel der Prozessoptimierung: Prozesse werden so angepasst, dass sie mit weniger Aufwand ein stabiles Ergebnis liefern, messbar über Zeit, Qualität und Kosten pro Vorgang.
• Ablauf der Prozessoptimierung: Du analysierst den Ist-Ablauf, setzt gezielte Massnahmen um, prüfst die Wirkung und standardisierst erfolgreiche Änderungen (PDCA-Prinzip).
• Methoden der Prozessoptimierung: Lean, Six Sigma, Kaizen, PDCA und BPR sind die gängigsten Ansätze, gewählt nach Problemtyp und Prozessreife.
• Technologie: Tools wie Process Mining, iPaaS-Plattformen, RPA-Software und HubSpot-Workflows unterstützen bei Analyse, Automatisierung und Überwachung.
• Recht & Qualität der Prozessoptimierung: Datenschutz wird nur relevant, wenn Personendaten verarbeitet werden. Für Qualitätsmanagement gilt die ISO 9001:2015 + Amd. 1:2024 als Referenzrahmen.

Wie läuft eine Prozessoptimierung ab?

Eine Prozessoptimierung verläuft in vier Schritten: den Ablauf erfassen, Verbesserungsmassnahmen umsetzen, die Wirkung messen und wirksame Änderungen dauerhaft einführen.

‍Zu Beginn dokumentierst du deinen bestehenden Prozess. Erstelle dazu eine Übersicht aller Arbeitsschritte, Entscheidungspunkte und Informationsflüsse, zum Beispiel mit einem SIPOC-Diagramm, das Lieferanten, Eingaben, Prozessschritte, Ausgaben und interne oder externe Kunden abbildet. So erkennst du, wo Verzögerungen, doppelte Datenerfassungen oder unnötige Abhängigkeiten bestehen.

Auf Basis dieser Analyse kannst du Zielwerte festlegen:

• Eine kürzere Bearbeitungszeit pro Auftrag
• Weniger manuelle Freigaben im Einkauf 
• Eine geringere Fehlerquote in Datensätzen.

Danach setzt du erste Massnahmen um: Entferne überflüssige Prüfschritte, automatisiere wiederkehrende Aufgaben und ordne Verantwortlichkeiten zu.

Anschliessend überprüfst du die Ergebnisse mit messbaren Kennzahlen wie Bearbeitungsdauer, Anteil fehlerfreier Ausgaben oder Prozesskosten pro Vorgang. Zeigt sich eine stabile Verbesserung, dokumentierst du die neuen Abläufe, schulst die beteiligten Mitarbeiter und machst die Änderungen auf diese Weise verbindlich.

Dieser Ablauf entspricht dem PDCA-Modell (Plan, Do, Check, Act) und bildet die Grundlage für eine nachvollziehbare und wiederholbare Verbesserung.

Welche Methoden werden in der Prozessoptimierung eingesetzt?

Für die Prozessoptimierung stehen unterschiedliche Methoden zur Verfügung. Welche du einsetzt, hängt davon ab, ob du Abläufe schrittweise verbessern oder grundlegend neu gestalten willst.

• Lean Management: reduziert überflüssige Arbeitsschritte und Wartezeiten. Ziel ist ein klar strukturierter Ablauf mit minimalen Übergaben.
• Six Sigma (DMAIC-Modell): beseitigt Fehlerursachen auf Basis von Messdaten. Die fünf Phasen Define, Measure, Analyze, Improve, Control führen dich von der Problemdefinition bis zur stabilen Verbesserung.
• Kaizen / Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): setzt auf kleine, regelmässige Anpassungen durch Mitarbeitende. Besonders geeignet für standardisierte Routineprozesse.
• Business Process Reengineering (BPR): hinterfragt Abläufe vollständig und entwickelt sie neu, wenn bestehende Strukturen nicht mehr genügen.
• Total-Quality-Management (TQM): richtet die gesamte Organisation auf Qualität aus und verknüpft Optimierung mit Führung und Strategie.
• PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act): beschreibt den Ablauf eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und dient als Rahmen für viele andere Methoden.
• 5S-Methode: sorgt für Ordnung und Standardisierung am Arbeitsplatz: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin.
• Value Stream Mapping (VSM): visualisiert den Material- und Informationsfluss, um Engpässe und Leerlauf zu erkennen.
• Ishikawa-Diagramm: hilft, Ursachen für Fehler oder Verzögerungen systematisch zu identifizieren.
• SIPOC-Modell: fasst Lieferanten, Eingaben, Prozessschritte, Ausgaben und Kunden in einer Übersicht zusammen.
• Makigami-Methode: analysiert Büro- und Serviceprozesse, um Medienbrüche oder Wartezeiten sichtbar zu machen.
• DADIS-Modell: strukturiert administrative Prozesse in fünf Phasen: Dokumentieren, Analysieren, Definieren, Implementieren, Stabilisieren.

Welche Methode passt zu welchem Ziel?

Welche Software für Prozessoptimierung gibt es?

Je nach Ziel brauchst du Tools für Analyse, Automatisierung oder Überwachung. Sie zeigen, wo ein Prozess stockt, und unterstützen dich dabei, Abläufe zuverlässig zu steuern und zu verbessern.

Wenn du Prozesse digitalisieren willst, startest du meist mit Visualisierung und Automatisierung. Für umfangreiche Abläufe kombinierst du Tools:

Process Mining zur Analyse, iPaaS für Integrationen, RPA für manuelle Arbeitsschritte und CRM-Workflows für operative Steuerung.

CRM- und Workflow-Systeme

• HubSpot bietet mit Workflows und Custom Code Actions flexible Prozesslogik, etwa für Lead-Routing, Datensynchronisation oder Ticketbearbeitung.
• Über Webhooks kannst du externe Aktionen auslösen, z. B. die Erstellung eines Projekts in einem ERP- oder Support-System.
• Der Data Hub und die Data Quality-Funktionen prüfen Daten auf Vollständigkeit und Konsistenz.

Analyse-Tools

• Process-Mining-Plattformen wie Celonis, SAP Signavio, Microsoft Process Mining oder UiPath Process Mining rekonstruieren reale Abläufe aus Systemdaten. So erkennst du Engpässe, Schleifen und Wartezeiten.
• Visualisierungstools wie Miro, Lucidchart oder Draw.io unterstützen dich bei der Erstellung von Flussdiagrammen, SIPOC-Übersichten oder Value-Stream-Darstellungen.

Automatisierungstools

• iPaaS-Plattformen wie Workato, Make, Zapier oder n8n verbinden Anwendungen miteinander und automatisieren Datenflüsse über Systemgrenzen hinweg.
• RPA-Lösungen wie UiPath oder Microsoft Power Automate Desktop automatisieren wiederkehrende Klickfolgen in bestehenden Programmen, besonders bei älteren Systemen ohne Schnittstellen.
• KI-Agenten unterstützen bei wiederkehrenden Aufgaben wie Anfrage-Kategorisierung oder Wissensbereitstellung.

Überwachungs- und Steuerungstools

• Business-Intelligence-Systeme wie Power BI oder Google Looker Studio visualisieren KPIs wie Bearbeitungszeiten, Fehlerraten oder Durchsatz.

Dashboards in HubSpot oder ERP-Systemen dienen der laufenden Kontrolle und helfen dir, Abweichungen früh zu erkennen.

Tipp: Hier erfährst du, was HubSpot ist und wie Salesforce gegenüber HubSpot abschneidet.

Wie kann ich HubSpot für Prozessautomatisierung einsetzen?

In HubSpot automatisierst du vor allem Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse. Dafür stehen dir Workflows, Webhooks, Custom Code und KI-Funktionen zur Verfügung.

HubSpot eignet sich besonders für Abläufe, die direkt mit Kunden- oder Kontaktdaten verbunden sind. Du kannst damit wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Datensynchronisationen steuern und systemübergreifende Aktionen auslösen.

• Workflows: Erstellen, Aktualisieren oder Weiterleiten von Datensätzen auf Basis definierter Auslöser, zum Beispiel bei neuen Leads, Ticketstatusänderungen oder Deal-Updates.
• Custom Code Actions: Füge eigene Logik in JavaScript ein, um Daten zu berechnen, zu transformieren oder mit externen APIs zu interagieren.
• Webhooks: Senden strukturierte Daten an andere Systeme, etwa zur Projekterstellung, zur Rechnungsgenerierung oder für ERP-Updates.
• Data Hub und Data Quality: Synchronisieren Daten über mehrere Systeme hinweg und bereinigen sie automatisch, um Duplikate und Formatfehler zu vermeiden.
• KI-Agenten: Automatisieren Supportvorgänge, klassifizieren Anfragen oder unterstützen dich bei der Erstellung und Pflege von Wissensartikeln.

Typische Anwendungsfälle von HubSpot zur Prozessautomatisierung:

• Automatisches Zuweisen neuer Leads an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter.
• Aktualisieren des Kundenstatus, sobald ein Angebot angenommen wird.
• Erstellen eines Supporttickets aus einem Formular oder Chat.
• Validieren und Formatieren von Kontaktdaten, bevor sie an ein ERP-System übergeben werden.

HubSpot ist jedoch kein vollständiges Business-Process-Management-System. Wenn du komplexe, bereichsübergreifende Abläufe steuern willst, kombinierst du es mit einer iPaaS-Software wie Make oder einer RPA-Lösung, also einer Klick-Automationen ohne API. Dabei fungiert HubSpot als Daten- und Ereignishub und externe Tools übernehmen die technische Orchestrierung.

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Was muss ich zum Datenschutz bei einer Prozessoptimierung beachten?

Rechtlich relevant werden Prozessoptimierungen erst dann, wenn dabei Personendaten verarbeitet oder weitergegeben werden. In diesem Fall greifen das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) und, falls EU-Daten betroffen sind, die DSGVO.

Wenn du Prozesse optimierst, die ausschliesslich technische oder interne Vorgänge betreffen, musst du keine datenschutzrechtlichen Vorgaben berücksichtigen. Das gilt zum Beispiel für Abläufe wie Statusänderungen in einem System, automatisierte Prüfungen von Serverzuständen oder interne Benachrichtigungen ohne Personenbezug.

Sobald jedoch Personendaten, also Informationen, die einer bestimmten Person zugeordnet werden können, verarbeitet, übertragen oder ausgewertet werden, gelten die Regeln des revDSG. Betreffen deine Prozesse zusätzlich Daten von EU-Bürgern, musst du auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. In diesen Fällen prüfst und dokumentierst du folgende Punkte:

• Dateninhalt prüfen: Erfasse, ob dein Prozess Namen, E-Mail-Adressen, Kundennummern oder ähnliche Identifikatoren enthält. Für solche Abläufe führst du ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten.
• Systemstandort dokumentieren: Notiere, wo Daten gespeichert werden. HubSpot hostet Kundendaten in der EU (Deutschland oder Irland), Power Automate in der Microsoft-Region deines Mandanten. Bei selbst betriebenen Systemen wie n8n oder Camunda kannst du den Speicherort selbst bestimmen.
• Zugriffsrechte und Protokollierung: Verwende rollenbasierte Berechtigungen, damit nur befugte Personen die Prozesse anpassen können. Aktiviere Logs, die Start, Dauer und Ergebnis eines Ablaufs erfassen. Falls kein Export möglich ist, leite Ereignisse per API oder Webhook an ein Monitoring-System weiter.
• Datenübermittlung ins Ausland: Wenn Daten in ein Land ohne gleichwertigen Datenschutz gelangen, sind Standardvertragsklauseln oder andere Garantien erforderlich. Für die USA gilt das Swiss-US Data Privacy Framework (DPF), sofern der Anbieter dort zertifiziert ist.
• KI-Funktionen prüfen: Wenn du KI-gestützte Schritte einsetzt, kontrolliere regelmässig deren Ergebnisse und Zweckbindung. Seit August 2025 enthält der EU AI Act erste Pflichten zur Nachvollziehbarkeit und Dokumentation solcher Systeme.
• Informationssicherheit sicherstellen: Richte dich nach Standards wie ISO 27001:2022. Prüfe, ob deine Regelungen zu Zugriff, Backup und Notfallmanagement diesen Anforderungen entsprechen.

ISO-Normen für Prozessqualität

Unabhängig vom Datenschutz bildet ISO 9001:2015 plus Amendment 1:2024 den internationalen Standard für Qualitätsmanagement und kontinuierliche Prozessverbesserung. Eine neue Fassung wird voraussichtlich im Laufe des Jahres 2026 veröffentlicht. Wenn du deine Optimierungen dokumentierst oder auditieren willst, kannst du dich an dieser Norm orientieren.