Mit Prozessautomatisierung schrittweise deine Mitarbeiter entlasten

Das Wichtigste zur Prozessautomatisierung in Kürze:

• Prozessautomatisierung führt wiederkehrende, regelbasierte Abläufe automatisch per Software aus, zum Beispiel Dateneingaben, Dokumentenprüfungen und Rechnungsfreigaben.
• Prozessautomatisierung unterscheidet sich von Prozessdigitalisierung: Erst digitalisierte Abläufe lassen sich ohne manuelle Eingriffe automatisch ausführen.
• Die Prozessautomatisierung wird vor allem im Personalwesen, Finanzbereich, Kundenservice und in der Verwaltung eingesetzt, etwa für Bewerbungen, Spesen, Ticketrouting und Archivierung.
• Technologische Grundlagen sind RPA (Software-Roboter für Klick- und Eingabeaufgaben), BPA (Automatisierung ganzer End-to-End-Abläufe) und IPA (Automatisierung mit KI für unstrukturierte Daten und Entscheidungen).

Was ist Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Software, um wiederkehrende, regelbasierte Abläufe automatisch auszuführen. Typische Beispiele sind das Auslesen von Rechnungsdaten, die Weiterleitung von Bewerbungen oder die Freigabe von Spesen.

Der Unterschied zur Prozessdigitalisierung ist wichtig: Bei der Digitalisierung werden Abläufe zunächst in eine digitale Form gebracht, bei der Automatisierung werden diese digitalen Abläufe dann ohne manuelle Eingriffe ausgeführt.

Neben der klassischen Prozessautomatisierung hat sich die intelligente Prozessautomatisierung (Intelligent Process Automation, IPA) etabliert. Sie kombiniert Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz und ermöglicht auch die Bearbeitung komplexerer Aufgaben, etwa durch Texterkennung oder selbstlernende Analysen.

Wozu dient die Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung nimmt dem Team eines Unternehmens Routineaufgaben ab, weil diese nicht mehr manuell erledigt werden müssen. Rechnungen, Anträge oder Bestellungen laufen automatisch durch definierte Schritte und werden ohne Verzögerung bearbeitet.

Fehler, die bei manuellen Eingaben entstehen können, werden reduziert. Alle Daten werden automatisch und einheitlich erfasst, weitergegeben und geprüft.

Wo lässt sich Prozessautomatisierung einsetzen?

Prozessautomatisierung lässt sich überall dort einsetzen, wo Abläufe häufig wiederholt werden und festen Regeln folgen. Typische Beispiele sind Personalprozesse wie Bewerbungen, Finanzabläufe wie Rechnungsfreigaben sowie Service- und Verwaltungsaufgaben.

• Personalabteilung (HR): In HR werden Bewerbungen automatisch erfasst, an die richtige Stelle weitergeleitet und mit Standardantworten versehen. Auch Urlaubsanträge lassen sich digital einreichen und ohne manuelle Zwischenschritte freigeben.
• Finance: Im Finanzbereich können Rechnungen digital eingelesen, geprüft und gebucht werden. Spesenabrechnungen laufen zum Beispiel automatisch durch einen Abgleich mit Belegen und werden direkt ausgezahlt.
• Kundenservice: Im Kundenservice sortieren Systeme eingehende Support-Tickets und weisen sie der zuständigen Abteilung zu. Chatbots beantworten häufige Fragen sofort und entlasten dadurch die Mitarbeiter.
• Verwaltung und Compliance: In der Verwaltung werden Dokumente digital geprüft, versioniert und archiviert. Dadurch lassen sich Fristen und gesetzliche Vorgaben zuverlässig einhalten.

Welche Technologien stehen hinter der Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung wird mit Software umgesetzt, die Abläufe erkennt, steuert und ausführt. Drei Formen sind besonders verbreitet: Robotic Process Automation (RPA), Business Process Automation (BPA) und intelligente Prozessautomatisierung (IPA).

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation ist der Einsatz von sogenannten Software-Robotern, die einfache, regelbasierte Aufgaben automatisch ausführen. Typische Beispiele sind das Kopieren von Daten, das Ausfüllen von Formularen oder das Versenden von Bestätigungen.

Business Process Automation (BPA)

Business Process Automation bezeichnet die durchgängige Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse. Damit werden End-to-End-Abläufe wie Rechnungsfreigaben, Bestellungen oder Kundenanfragen vollständig digital gesteuert.

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA)

Intelligente Prozessautomatisierung verbindet klassische Automatisierung mit Methoden der Künstlichen Intelligenz. Sie kann unstrukturierte Daten wie Texte oder Bilder verarbeiten, Entscheidungen vorbereiten und Muster aus vergangenen Abläufen erkennen.

Wie wird KI in der Prozessautomatisierung eingesetzt?

Künstliche Intelligenz erweitert die klassische Prozessautomatisierung, indem sie neben den festen Ablaufregeln auch Daten analysiert und Muster erkennt. Dadurch lassen sich Aufgaben automatisieren, die früher menschliche Entscheidungen erfordert haben.

• Dokumentenerkennung: KI kann Dokumente automatisch lesen und die Inhalte einordnen. Rechnungen, Verträge oder Formulare werden per Texterkennung (OCR) erfasst und in strukturierte Daten umgewandelt.
• Kundenservice: Chatbots beantworten Anfragen rund um die Uhr und leiten komplexere Fälle gezielt an menschliche Bearbeiter weiter. So wird der erste Kontakt automatisiert, ohne dass Mitarbeiter jede Anfrage manuell prüfen müssen.
• Vorhersagen im Finanzwesen: KI-Modelle analysieren historische Daten, um Zahlungsströme oder Risiken vorherzusagen. 
• Nutzen für KMU: Auch kleinere Unternehmen können KI nutzen. Viele Cloud-Anbieter stellen fertige KI-Funktionen bereit, die sich ohne hohe Einstiegskosten in bestehende Systeme integrieren lassen.

Wie setzt du Prozessautomatisierung um?

Für die Prozessautomatisierung wird der passende Prozess ausgewählt, anschliessend analysiert und optimiert, mit Software umgesetzt und schliesslich im Unternehmen eingeführt.

1. Prozess auswählen

Starte mit einem Ablauf, der sich oft wiederholt, viel Zeit bindet und klaren Regeln folgt. Geeignet sind zum Beispiel Dateneingaben, Rechnungsprüfungen oder Urlaubsanträge. Achte darauf, dass der Prozess nicht risikobehaftet ist, damit du erste Erfahrungen sammeln kannst, ohne gleich kritische Kernsysteme zu verändern.

2. Prozess analysieren

Beschreibe, wie der Prozess heute funktioniert. Wer ist beteiligt? Welche Systeme werden genutzt? Welche Schritte dauern besonders lange? Zeichne ein einfaches Ablaufdiagramm oder halte die Schritte in einer Liste fest. So erkennst du, wo viel Zeit für manuelle Arbeiten aufgewendet werden muss.

3. Prozess optimieren

Bevor du automatisierst, überlege, ob sich einzelne Schritte vereinfachen lassen oder entfallen können. Ein unnötiger Zwischenschritt sollte gestrichen werden, damit er nicht einfach digital „festgeschrieben“ wird. Die Prozessautomatisierung ist am effektivsten, wenn die Abläufe zuvor schlank gestaltet sind.

4. Technologie wählen

Entscheide, welche Software zur Aufgabe passt. Für einfache Klick- und Eingabeaufgaben eignen sich RPA-Tools. Für ganze Abläufe brauchst du ein Workflow-System. Für unstrukturierte Daten wie Texte oder Bilder kann KI die passende Ergänzung sein. Achte darauf, dass die Lösung mit deiner bestehenden IT zusammenarbeitet und sich später erweitern lässt.

5. Rollout vorbereiten

Wenn die Pilotphase erfolgreich ist, wird der Prozess im Unternehmen eingeführt. Dazu gehören Schulungen für die Mitarbeiter, klare Anleitungen und eine Ansprechperson für Fragen.

6. Ergebnisse auswerten

Lege Messgrössen fest, zum Beispiel Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder Kosten. Vergleiche die Werte vor und nach der Automatisierung. Nutze die Ergebnisse, um Anpassungen vorzunehmen oder weitere Prozesse zu identifizieren, die sich ebenfalls automatisieren lassen.

Prozessautomatisierung mit Axisbits

Wir von Axisbits helfen dir, Routinearbeit aus deinem Unternehmen zu entfernen. Mit HubSpot und individuell entwickelter Software automatisieren wir Abläufe, die deinem Team bisher noch sehr viel Geduld abverlangen:

• Neue Kundenanfragen landen automatisch beim richtigen Ansprechpartner.
• Wiederkehrende E-Mails und Follow-ups werden ohne Zutun deiner Mitarbeiter verschickt.
• Vertriebs- und Service-Tickets werden automatisch erstellt, zugeordnet und terminiert.
• Daten in CRM, ERP oder Buchhaltungssystemen bleiben automatisch aktuell, ohne dass jemand sie doppelt pflegen muss.

Für deine Mitarbeiter heisst das: weniger manuelle Klicks, weniger Copy-Paste, weniger Mehrfacharbeit. Sie können sich stattdessen auf Aufgaben konzentrieren, die Expertise und menschliche Entscheidungen erfordern oder direkten Kontakt zu Kunden haben.

Wenn du Abläufe hast, die deine Teams täglich ausbremsen, richten wir sie so ein, dass sie im Hintergrund laufen. Melde dich bei uns und berichte von den Prozessen, die deinem Team aktuell noch sehr viel Zeit rauben. Gemeinsam befreien wir deine Mitarbeiter von diesen Aufgaben!

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