HubSpot erklärt: Funktionen, Kosten und Einsatz im Mittelstand

Das Wichtigste zu HubSpot in Kürze:

• HubSpot ist eine Software-Plattform für Kundenbeziehungen (Customer Relationship Management) und das Abbilden des gesamten Customer Lifetime Cycle.
• HubSpot basiert auf dem Smart CRM als Kern und sechs Funktionsmodule, genannt Hubs, die nach Bedarf hinzugebucht werden: Marketing, Sales, Service, Content, Data und Commerce.
• Du kannst in HubSpot kostenlos mit Free oder günstig mit Starter beginnen und bei Bedarf auf Professional oder Enterprise wechseln.
• Die Kosten hängen von Seats (Nutzerlizenzen) und im Marketing Hub zusätzlich von Kontakten ab.
• Für Professional- und Enterprise-Pakete ist ein Onboarding Pflicht, das du direkt bei HubSpot oder über einen Partner machst.
• Axisbits ist offizieller HubSpot Solution Provider und unterstützt dich bei Implementierung, Website-Aufbau und Automatisierung.

Wie ist HubSpot aufgebaut?

Der Kern von HubSpot ist das Smart CRM. Hier laufen sämtliche Informationen zu Kontakten, Unternehmen, Deals und Interaktionen zusammen. Jede Abteilung greift auf dieselbe Datenbasis zu. Marketing, Verkauf und Service arbeiten also mit denselben Informationen. 

Darauf aufbauend gibt es sechs eigenständige Hubs. Jeder Hub deckt einen Bereich ab, etwa Lead-Generierung, Vertriebsprozesse oder Kundenservice. Zusammen ergeben sie ein System, das den gesamten Kundenlebenszyklus abbildet: von der ersten Anfrage bis zur langfristigen Kundenbeziehung.

Um die Hubs in HubSpot nutzen zu können, werden Seats (=Nutzerlizenzen) vergeben. Ein Seat entspricht einem Benutzer mit Zugriff auf bestimmte Funktionen. Es gibt verschiedene Arten:

• Core Seats: für zentrale Module wie Marketing, Content und Data.
• Sales-, Service- und Commerce-Seats: für das jeweilige Team in diesen Hubs.
• View-only Seats: für Personen, die Daten einsehen, aber nichts bearbeiten müssen oder sollen.

Zusätzlich vergibt HubSpot sogenannte Credits. Diese dienen als Kontingent für KI-gestützte Funktionen, zum Beispiel für das Erstellen von Texten oder die Analyse grosser Datenmengen. Je nach gewähltem Paket stehen unterschiedlich viele Credits zur Verfügung.

Welche Vorteile hat HubSpot?

Die Stärke von HubSpot liegt in der Verbindung aus dem zentralen CRM und den modularen Hubs. Darin arbeitest du mit einer einheitlichen Datenbasis, ersparst dir den Einsatz mehrerer Einzelsoftware und kannst mittels der Hubs in kleinen Schritten erweitern. Hinzu kommen Automatisierungen und KI-Funktionen, die Routineaufgaben abnehmen.

• HubSpot vereint Marketing, Verkauf, Service, Content, Datenmanagement und Commerce in einer einzigen Plattform.
• Alle Abteilungen greifen auf dieselben Kundendaten zu. Ein Kontakt, der im Marketing als Lead erfasst wird, taucht auch im Verkauf und Service mit denselben Informationen auf. 
• Du kannst mit einem Hub starten und später weitere Hubs hinzufügen. Damit eignet sich HubSpot sowohl für kleine Teams als auch für grosse Unternehmen.
• HubSpot baut KI-Funktionen direkt in die Hubs ein: Schreiben und Anpassen von Texten, ein KI-Agent für Recherche und Kontaktaufnahme, ein Customer-Agent für Routineanfragen und Ticketsortierung.
• Leads können automatisch segmentiert, Aufgaben zugewiesen oder Benachrichtigungen verschickt werden.
• HubSpot bietet über 1’000 Erweiterungen und Integrationen. Damit lassen sich Gmail, Outlook oder Slack sowie viele weitere Softwares anbinden.
• Alle Hubs verfügen über eigene Berichte, die sich in Dashboards zusammenfassen lassen. So entsteht eine durchgängige Sicht auf den Kundenlebenszyklus.

Welche Hubs bietet HubSpot?

HubSpot besteht aus sechs Modulen, den sogenannten Hubs. Jedes Hub deckt einen eigenen Aufgabenbereich ab. Unternehmen können mit einem Hub starten und später weitere hinzufügen. Alle Hubs greifen auf das gleiche Smart CRM zurück.

Marketing Hub in HubSpot

Das Marketing Hub bündelt Werkzeuge für die Lead-Gewinnung und -Pflege. Dazu gehören:

• E-Mail-Kampagnen
• Formulare
• Landingpages
• Social-Media-Management
• Anzeigensteuerung
• Marketing-Automationen

Typischer Einsatz des Marketing Hub in HubSpot: neue Kontakte gewinnen, Interessenten mit relevanten Inhalten ansprechen und sie Schritt für Schritt zu Kunden entwickeln.

Sales Hub in HubSpot

Im Sales Hub verwalten deine Verkaufsteams ihre Pipelines und Deals. Es bietet Funktionen für:

• Angebots- und Forecast-Management
• Sequenzen für die Kontaktaufnahme
• Calling-Features
• Playbooks zur Unterstützung im Verkaufsprozess

Besonderheit: Mit KI-gestützten Tools wie dem Prospecting Agent (Breeze) lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren.

Service Hub in HubSpot

Das Service Hub von HubSpot ist auf den Kundensupport ausgerichtet. Es umfasst:

• Ticket-System
• Omnichannel-Kommunikation, zum Beispiel über E-Mail, Chat, WhatsApp
• Knowledge Base
• Umfrage-Tools zur Kundenzufriedenheit

Für grössere Teams gibt es SLA-Funktionen und KI-Unterstützung, etwa den Customer Agent, der Serviceanfragen automatisch beantwortet oder vorsortiert.

Content Hub in HubSpot (ehemals CMS Hub)

Das Content Hub in HubSpot dient als Website- und Content-Management-System. Du kannst damit Webseiten, Blogs und Landingpages erstellen, personalisieren und optimieren.

Die SEO-Werkzeuge helfen dir dabei, deine Sichtbarkeit in den Suchmaschinen zu verbessern. Mit den KI-Funktionen kannst du Texte erstellen oder bestehende Inhalte anpassen und optimieren. Auch mehrsprachige und Multisite-Setups sind möglich.

Data Hub in HubSpot (Nachfolger des Operations Hub)

Im Data Hub geht es um Datenqualität und -integration. Kontakte und Unternehmensdaten aus verschiedenen Systemen lassen sich synchronisieren, bereinigen und anreichern.

Typische Funktionen sind das Deduplizieren, Daten transformieren oder Events aus externen Quellen importieren. Damit wird das CRM zur Datenbasis für alle Teams.

Commerce Hub in HubSpot

Das Commerce Hub deckt die Finanz- und Transaktionsprozesse ab. Hier können Angebote erstellt, Rechnungen gestellt, Abonnements verwaltet und Zahlungen abgewickelt werden.

Besonders interessant für B2B: CPQ-Funktionen (Configure, Price, Quote) und elektronische Signaturen, sodass Angebote direkt online angenommen werden können.

Wo liegen die Grenzen von HubSpot?

Die Grenzen bei der Nutzung von HubSpot ergeben sich vor allem finanziell. Der Einstieg ist zwar zunächst günstig möglich, die monatlichen Kosten steigen jedoch, sobald auch deine Ansprüche steigen.

• Kosten bei Wachstum: HubSpot wirkt am Anfang günstig, gerade mit Free oder Starter (ab ca. CHF 9 pro Monat und Lizenz). Sobald du aber mehr Kontakte im Marketing oder zusätzliche Seats im Sales und Service brauchst, steigen die Kosten. Auch die Pflichtgebühren für Onboarding in den Pro- und Enterprise-Paketen solltest du im Auge behalten.
• Lizenzmodell mit Seats und Kontakten: Die Abrechnung basiert auf der Zahl der Nutzerlizenzen (Seats) und zusätzlich auf Marketing-Kontakten im Marketing Hub. Wenn dein Team wächst oder du viele Leads importierst, musst du mitunter recht schnell upgraden.

Add-ons und Limits: Bestimmte Funktionen wie Transaktionsmails, dedizierte IPs oder höhere Workflows gibt es nur gegen Aufpreis. Du solltest also prüfen, ob die Standard-Limits für deine Anforderungen reichen.

Tipp: Über unser Partnerprogramm kannst du die Onboarding- und Setup-Gebühren vergünstigt erhalten. Axisbits ist zertifizierter HubSpot-Partner, sodass wir dir einige finanzielle Vorteile weiterreichen können.
Wir sind offizieller HubSpot Solution Provider und helfen dir bei der Auswahl deiner Pakete, Lizenzen und Hubs. So stellst du sicher, dass du nur das bezahlst, was dein Team auch tatsächlich weiterbringt.

Was kostet HubSpot?

Die Kosten von HubSpot hängen von zwei Faktoren ab: Lizenzen (=Seats) und Marketing-Kontakte.

• Lizenzen/Seats: Für jeden Nutzer, der aktiv im System arbeitet, brauchst du eine Lizenz. Je nach Hub sind das Core-Seats (Marketing, Content, Data) oder spezielle Seats für Sales, Service und Commerce.
• Marketing-Kontakte: Im Marketing Hub zahlst du zusätzlich nach Kontaktstufen. Je höher dein Kontaktvolumen, desto höher auch die monatlichen Kosten.

Preisbeispiele für HubSpot

HubSpot gibt seine Preise in US-Dollar und in Europa in Euro an. Hier findest du die Umrechnung in Schweizer Franken. 

• HubSpot Free: kostenlos, mit Basisfunktionen und HubSpot-Branding.
• HubSpot Starter: ab ca. CHF 7 pro Seat und Monat. Marketing Hub Starter enthält 1’000 Marketing-Kontakte.
• Marketing Hub: CHF 640 pro Monat, 3 Seats inklusive, 2’000 Marketing-Kontakte (Professional). Mit 5 Seats und 10’000 Marketing-Kontakten CHF 2’880 pro Monat (Enterprise).
• Sales Hub: CHF 72 pro Seat und Monat (Professional). Mit 5 Seats CHF 120 pro Seat und Monat (Enterprise).

Dazu kommen die gewählten Add-ons wie eine dedizierte IP für E-Mails, zusätzliche Workflows oder mehr Reporting-Kapazität. Auch die Gebühren im Commerce Hub solltest du beachten, wenn du Zahlungen abwickelst (ab CHF 80 pro Monat und Seat).

Wichtig ist: Die Einstiegskosten wirken oft überschaubar, die Gesamtsumme hängt aber immer davon ab, wie viele Seats du brauchst und wie viele Kontakte du im Marketing verwaltest.

Eignet sich HubSpot für mich?

HubSpot ist so aufgebaut, dass du klein starten und später wachsen kannst. Der Einstieg in die Nutzung gelingt am besten, wenn du dich von einem HubSpot Partner leiten lässt. Auf diesem Weg befähigst du dein Team dazu, sehr viel schneller an Ergebnisse zu kommen.

• Wenn du ein kleines Unternehmen führst: Mit der Free- oder Starter-Version kannst du erste Kampagnen fahren, Kontakte pflegen und deine Website im Content Hub betreiben. Das reicht zu Beginn, um die Grundlagen von Marketing und CRM professioneller aufzusetzen.
• Wenn du ein wachsendes Team hast: Die Professional-Pakete machen Sinn, sobald du Automatisierungen brauchst, mehrere Kollegen im Verkauf zusammenarbeiten oder dein Marketing skalieren soll. Hier zeigen sich die Stärken von Workflows, Reporting und KI-Features.

Wenn du ein grösseres Unternehmen leitest: Die Enterprise-Pakete bieten dir Governance-Funktionen, höhere Limits und mehr Kontrolle. Gerade für grössere Marketing- oder Service-Teams sind die erweiterten Möglichkeiten bei Rechten, Workflows und Integrationen bedeutsam.

Preisbeispiel HubSpot im Mittelstand:
Ein Maschinenbauer mit 120 Mitarbeitern möchte Marketing und Vertrieb enger verzahnen und HubSpot nutzen.
- Im Marketing Hub Professional arbeiten 4 Kollegen: drei Seats sind im Paket enthalten, ein zusätzlicher Core Seat kostet CHF 36 pro Monat. Zusammen ca. CHF 676 pro Monat.
- Im Sales Hub Professional sitzen 8 Verkäufer, jeder mit einem eigenen Seat zu CHF 72 pro Monat. Zusammen ca. CHF 576 pro Monat
- Der Geschäftsführer nutzt einen kostenlosen View-only-Seat, um Umsätze und Pipeline einzusehen.
Insgesamt ergibt das ca. CHF 1’252 pro Monat, zuzüglich einmaliger
Onboarding-Gebühren von ca. CHF 2’400 für Marketing Pro und ca. CHF 1’200 für Sales Pro.

Den Einstieg in HubSpot mit einem HubSpot Partner erleichtern

HubSpot bringt das Customer Relationship Management sowie den gesamten Customer Lifetime Cycle in einer Software zusammen. Du arbeitest mit einer gemeinsamen Datenbasis und kannst Hubs nach Bedarf hinzunehmen. Für den Mittelstand heisst das: ein System, das mit dir wächst, vom ersten Lead bis zur Kundenbindung.

Für die Professional- und Enterprise-Pakete ist ein Onboarding verpflichtend vorgesehen. Dieses kannst du direkt bei HubSpot oder über einen zertifizierten Partner absolvieren. Der Vorteil beim Partner: 

• Das Setup wird auf deine bestehenden Prozesse abgestimmt.
• Du buchst nur, was deinem Team einen Vorteil verschafft.
• Die Integrationen und Migrationen werden mit Erfahrung umgesetzt.
• Du erhältst ein Einstiegstraining sowie anschliessend Support für dein Team.

Axisbits ist offizieller HubSpot Solution Provider. Wir bauen dein gesamtes HubSpot-Setup auf, inklusive CRM, CMS und Marketing Hub sowie Websites, Landingpages und A/B-Testing.

Wir von Axisbits arbeiten seit Jahren selbst mit HubSpot und sind inzwischen offizieller HubSpot Partner für die Schweiz. Du möchtest, dass dein Team schnell mit HubSpot starten kann? Dann melde dich bei uns!

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