Workflow Automation: So automatisierst du wiederkehrende Abläufe

Workflow Automation: Das Wichtigste in Kürze

• Eine Workflow Automation steuert wiederkehrende Abläufe automatisch nach festen Regeln.
• Die Workflow Automation reduziert manuelle Arbeit und sorgt für konsistente, nachvollziehbare Prozesse.
• Plattformen wie HubSpot, Power Automate oder n8n ermöglichen Automationen ohne Programmierung.
• Geeignet für die Workflow Automation sind Prozesse mit klarer Reihenfolge, messbaren Ergebnissen und digitalen Datenquellen.
• Der Datenschutz gilt für die Workflow Automation nur, wenn Personendaten verarbeitet werden; rein interne Workflows sind unbedenklich.

Was ist eine Workflow Automation?

Eine Workflow Automation ist der Einsatz von Software, um Arbeitsschritte automatisch auszuführen, sobald ein Ereignis eintritt oder eine Bedingung erfüllt ist. Sie ersetzt manuelle Eingriffe durch vorher festgelegte Abläufe, die Daten austauschen, Aufgaben auslösen oder Informationen weiterleiten.

Ein Workflow besteht aus drei Grundelementen:

• Auslöser (Trigger): Ein Ereignis, etwa ein neuer Kontakt im CRM oder eine Anfrage über ein Formular.
• Bedingungen: Regeln, die festlegen, wann der nächste Schritt folgt.
• Aktionen: Schritte wie das Erstellen eines Datensatzes, das Versenden einer Nachricht oder das Ändern eines Status.

Mit einer Workflow Automation kannst du Prozesse abbilden, die sonst händisch per E-Mail, Tabellen oder manueller Abstimmung laufen würden. Beispiele sind Freigaben, Onboarding-Abläufe oder Datenabgleiche zwischen Anwendungen.

Plattformen wie HubSpot Workflows, Microsoft Power Automate oder n8n bieten dafür visuelle Editoren. Du kannst damit Abläufe konfigurieren, Systeme über Schnittstellen (APIs) verbinden und Daten sicher übertragen.

Welche Aufgaben und Workflows lassen sich automatisieren?

Eine Workflow Automation übernimmt Arbeitsschritte, die nach festen Regeln ablaufen und sich eindeutig beschreiben lassen. Sie reagiert auf Ereignisse, prüft Bedingungen und führt vordefinierte Aktionen aus.

• Datenübertragung: Informationen aus einem Formular werden automatisch in ein CRM wie HubSpot eingetragen.
• Aufgabenmanagement: Neue Supportanfragen erzeugen automatisch Aufgaben für das zuständige Team.
• Statusänderungen: Sobald ein Angebot genehmigt ist, wird der Status im System angepasst und der nächste Prozessschritt gestartet.
• Benachrichtigungen: Wenn ein Vertrag abläuft, informiert das System die verantwortliche Person per E-Mail oder Chatnachricht.
• Dokumentenablage: Eingehende Rechnungen werden geprüft, mit Metadaten versehen und im Dokumentenmanagement gespeichert.
• Datenbereinigung: Veraltete Kontakte im CRM werden erkannt und automatisch gekennzeichnet.

Eine Workflow Automation führt jeden Schritt nach einer klar definierten Logik aus. Dadurch bleiben deine Prozesse nachvollziehbar und konsistent, unabhängig davon, wer im Unternehmen gerade aktiv ist.

Workflow Automation am Beispiel von HubSpot

Mit HubSpot lässt sich eine Workflow Automation direkt im CRM einrichten und betreiben. Sie kann Kontakte, Deals, Tickets oder benutzerdefinierte Objekte steuern und verbindet Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozesse in einer Oberfläche.

Ein Workflow in HubSpot beginnt mit der Auswahl eines Datentyps, zum Beispiel «Kontakt». Danach wird festgelegt, welches Ereignis den Ablauf startet, etwa das Absenden eines Formulars oder das Erreichen einer bestimmten Lifecycle-Phase.

Im Editor kannst du dann Aktionen anordnen, zum Beispiel:

• eine Begrüssungs-E-Mail senden,
• den Kontakt einem Vertriebsmitarbeiter zuweisen,
• einen Folgeanruf planen,
• oder einen Datensatz in einem anderen System aktualisieren.

Jeder Workflow lässt sich im Testmodus prüfen und überwachen. HubSpot erstellt Protokolle, aus denen ersichtlich ist, wann ein Datensatz in den Workflow eingetreten ist und welche Aktionen ausgeführt wurden.

Durch die Kombination von Workflows mit HubSpot-eigenen Tools wie Operations Hub oder Marketing Hub können auch Daten bereinigt, synchronisiert oder über APIs an externe Anwendungen übertragen werden.

Welche Systeme bieten Workflow Automationen?

Eine Workflow Automation wird von drei Systemtypen getragen:

• CRM-Systeme wie HubSpot oder Zoho automatisieren interne Vorgänge, etwa die Kontaktpflege oder die Bearbeitung von Support-Tickets.
• Cloud-Dienste wie Microsoft Power Automate oder Make verbinden Tools unterschiedlicher Anbieter und steuern Abläufe über Schnittstellen.
• Engines wie Camunda oder Temporal bilden vollständige Geschäftsprozesse ab und ermöglichen technische Nachvollziehbarkeit über alle Prozessschritte hinweg.

CRM- und Marketing-Plattformen:

• HubSpot: Workflows für Kontakte, Deals und Tickets. Unterstützt API-Verbindungen, Webhooks und Integrationen über den Operations Hub.
• Zoho CRM: Automationen für Vertriebsprozesse, Benachrichtigungen und Aufgabenverteilung.
• Pipedrive: Einfache Workflows für Auslöser-Aktion-Ketten im CRM, erweiterbar über Zapier oder Make.

Cloud- und Low-Code-Plattformen:

• Microsoft Power Automate: Bestandteil der Power Platform. Verbindet über 1’000 Anwendungen, darunter SharePoint, Teams und Dynamics.
• Make: Visuelle Szenarien zur Verbindung mehrerer Systeme, geeignet für API-basierte Abläufe und Datenübertragung.
• Zapier: Browserbasierter Dienst für einfache Automationen zwischen Webanwendungen, häufig im Marketing- und Reporting-Umfeld.

Open-Source- und On-Premises-Systemen:

• n8n: Selbsthostbare Software mit grafischem Editor und zahlreichen Integrationen. Unterstützt auch KI-gestützte Aktionen über externe Modelle.
• Camunda Platform 8: Engine für modellbasierte Prozessausführung mit BPMN- und DMN-Unterstützung.
• Temporal.io: Plattform für langlebige Workflows in verteilten Systemen, häufig im Software- und Finanzumfeld eingesetzt.

ERP- und Unternehmenssystemen:

• SAP Build Process Automation: Workflows mit direkter Integration in S/4HANA und Unterstützung für Benutzerinteraktionen.
• Odoo: Workflow-Komponenten für ERP-Module wie Verkauf, Einkauf und Buchhaltung, konfigurierbar über Webinterface.

Guide: Wie lässt sich eine Workflow Automation im Unternehmen einführen?

Du führst eine Workflow Automation ein, indem du deine bestehenden Abläufe prüfst, geeignete Prozesse auswählst und sie schrittweise automatisierst. Dabei legst du Regeln fest, verbindest die beteiligten Systeme und überwachst die Ausführung, bis der Ablauf stabil funktioniert.

1. Prozesse erfassen

Beginne mit einer Bestandsaufnahme deiner Arbeitsabläufe. Zeichne jeden Schritt auf, von der Datenerfassung bis zur Ergebnisübergabe. Beschreibe dabei,

• wer die Aufgabe ausführt,
• welches System genutzt wird,
• welche Daten eingegeben oder weitergereicht werden.

Ein Prozess eignet sich für eine Workflow Automation, wenn

• die Reihenfolge der Arbeitsschritte immer gleich bleibt,
• Entscheidungen auf klaren Regeln beruhen (z. B. «wenn Betrag > CHF 5’000, dann Freigabe durch Leitung»),
• alle notwendigen Daten digital vorliegen oder digital erfasst werden können.

Abläufe, die stark von individueller Einschätzung abhängen oder unstrukturierte Kommunikation erfordern, sind nur eingeschränkt automatisierbar.

2. Anwendungsfälle priorisieren

Bewerte deine erfassten Prozesse nach drei Kriterien:

• Häufigkeit: Wie oft kommt der Prozess vor? Ein seltener Vorgang lohnt sich selten für eine Automation.
• Aufwand: Wie viel Zeit beansprucht er pro Vorgang?
• Fehleranfälligkeit: Wie oft treten manuelle Fehler auf?

Kombiniere diese Kriterien zu einer einfachen Prioritätenliste. Prozesse mit hohem Volumen und klarer Entscheidungslogik stehen oben. Erstelle für die Top 3 deiner Liste eine kurze Beschreibung mit Input, Output und gewünschten Ergebnissen. Diese dient als Grundlage für die technische Umsetzung.

3. Plattform für die Workflow Automation wählen

Wähle ein System, das zu deiner bestehenden IT-Umgebung passt und die notwendigen Integrationen bereitstellt.

• Du kannst HubSpot nutzen, um Kontakte, Deals oder Tickets automatisch zu verarbeiten.
• Für Abläufe, die mehrere Anwendungen verbinden, eignen sich Power Automate, Make oder n8n.
• Wenn du Prozesse mit hoher Verfügbarkeit und klarer Nachvollziehbarkeit abbilden willst, sind Camunda oder Temporal geeignet. Sie speichern Prozesszustände dauerhaft und dokumentieren jeden Schritt.

Prüfe für jede Plattform,

• ob sie Schnittstellen (APIs) zu deinen Systemen anbietet,
• wie sie Benutzerrechte verwaltet,
• und ob eine ausreichende Protokollierung möglich ist.

Diese Punkte sind keine festen Vorgaben. Sie helfen dir, das System auszuwählen, das deinen technischen und organisatorischen Anforderungen entspricht.

Tipp: Du bist dir nicht sicher, ob HubSpot als CRM für deine Automationen und Zwecke geeignet ist? Hier findest du mehr zu HubSpot Workflows, oder buche dir dein unverbindliches Beratungsgespräch, in dem wir gemeinsam prüfen, ob HubSpot für dein Unternehmen geeignet ist.

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4. Workflow modellieren und testen

Erstelle ein einfaches Ablaufdiagramm, bevor du mit der Umsetzung beginnst. Beschreibe,

• welches Ereignis den Workflow startet,
• welche Bedingungen erfüllt sein müssen,
• welche Aktionen folgen.

Setze den Workflow anschliessend in der gewählten Plattform um. Nutze Testdaten, um zu prüfen,

• ob jeder Zweig der Logik korrekt ausgelöst wird,
• ob Datentransfers vollständig und fehlerfrei sind,
• und ob Fehlermeldungen aussagekräftig erscheinen.

Definiere im Test, wer im Fall eines Fehlers benachrichtigt wird. Dokumentiere jeden Zwischenschritt, damit du später gezielt nachjustieren kannst.

5. Freigabe und Betrieb der Workflow Automation

Aktiviere den Workflow zunächst in einem eingeschränkten Umfang, zum Beispiel für ein einzelnes Team oder eine Abteilung. Überwache die ersten Durchläufe genau. Achte auf:

• unerwartete Verzögerungen,
• doppelte oder fehlende Dateneinträge,
• fehlerhafte Benachrichtigungen.

Richte Benachrichtigungen oder Dashboards ein, damit du den Status der laufenden Workflows jederzeit sehen kannst. Erst wenn der Ablauf stabil ist, solltest du ihn für den gesamten Prozess freigeben.

6. Überwachung und Anpassung der Workflow Automation

Überprüfe deine Workflows regelmässig. Systeme, Schnittstellen oder Datenfelder ändern sich im Laufe der Zeit. Führe monatliche oder quartalsweise Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass alle Schritte nach wie vor gültig sind.

Dokumentiere etwaige Änderungen und halte fest, wann ein Workflow angepasst wurde und aus welchem Grund. Wenn du neue Anwendungen einführst, prüfe sofort, ob bestehende Workflows betroffen sind. So vermeidest du Unterbrechungen im laufenden Betrieb.

Was muss ich beim Datenschutz bei einer Workflow Automation beachten?

Wenn du Abläufe automatisierst, die ausschliesslich technische oder interne Vorgänge ohne Personenbezug betreffen, etwa Statusänderungen, Systemprüfungen oder Benachrichtigungen, besteht kein Handlungsbedarf in Sachen Datenschutz.

Sobald jedoch Personendaten verarbeitet oder weitergegeben werden, gilt das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) und bei der Verarbeitung von Daten von EU-Bürgern die DSGVO. In diesem Fall solltest du folgende Punkte prüfen und dokumentieren:

• Daten prüfen: Erfasse, ob dein Workflow Personendaten enthält, zum Beispiel Namen, E-Mail-Adressen oder Nutzerkennungen. Führe für solche Prozesse ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten.
• Standort der Systeme dokumentieren: Notiere, wo deine Daten gespeichert und verarbeitet werden. HubSpot speichert Kundendaten je nach gewählter Region in der EU (Deutschland oder Irland); das ist mit dem revDSG vereinbar. Power Automate läuft in der Region deiner Microsoft-Umgebung. Bei n8n oder Camunda kannst du den Speicherort selbst festlegen.
• Zugriff und Protokollierung festlegen: Verwende rollenbasierte Zugriffsrechte, um Änderungen an Workflows zu kontrollieren. Aktiviere Protokolle, die Start, Dauer und Ergebnis eines Ablaufs festhalten. Wenn kein Log-Export möglich ist, leite Ereignisse per API oder Webhook an ein Monitoring-System weiter.
• Datenübermittlung ins Ausland prüfen: Wenn Daten in Länder ohne gleichwertigen Datenschutz übertragen werden, sind Standardvertragsklauseln oder andere Garantien erforderlich. Dokumentiere diese Vereinbarungen in deiner Datenschutzdokumentation.
• KI-Funktionen überwachen: Wenn du KI-basierte Schritte nutzt, prüfe die Ergebnisse regelmässig. Beschreibe Zweck und Funktionsweise der KI und halte fest, welche Daten verarbeitet werden. Beachte, dass der EU AI Act seit August 2025 erste Pflichten zur Nachvollziehbarkeit und Aufsicht vorgibt.
• Informationssicherheit umsetzen: Orientiere dich an anerkannten Sicherheitsstandards wie ISO 27001:2022. Prüfe, ob deine internen Richtlinien zu Zugriff, Backup und Notfallmanagement mit diesen Vorgaben übereinstimmen.

Workflow Automation mit einem HubSpot-Partner umsetzen

Mit einer Workflow Automation kannst du deinem Team manuelle Aufgaben aus der Hand nehmen und sie automatisiert von deinem System erledigen lassen. Jedoch ist der Übergang von einfachen Automationen hin zu einer stabilen Systemintegration mitunter anspruchsvoll.

Wenn du deine Automationen in HubSpot aufbauen oder erweitern möchtest, kannst du mit einem zertifizierten Partner starten. Auf diesem Weg stellst du sicher, dass deine Workflow Automationen von Beginn an sicher und stabil laufen.

Axisbits ist offizieller HubSpot Solution Provider für die Schweiz. Wir planen, entwickeln und integrieren deine Workflows so, dass sie zu deinen bestehenden Prozessen passen und langfristig stabil laufen.

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