HubSpot Workflows einrichten und Trigger nutzen

HubSpot Workflow: Das Wichtigste in Kürze

• Workflows sind das Automatisierungstool von HubSpot, um Kontakte, Unternehmen, Deals oder Tickets auf Basis von Triggern automatisch mit Aktionen zu verarbeiten.
• Voraussetzungen: Der Workflow-Editor ist nur in den Stufen Professional und Enterprise verfügbar. Starter erlaubt lediglich einfache Automatisierungen.
• Trigger & Enrollment: Datensätze werden über definierte Kriterien aufgenommen. Das kann je nach Einstellung einmal oder mehrmals passieren.
• Aktionen: Von E-Mail-Versand über Aufgaben und Datensatz-Updates bis zu Webhooks, Custom Code und KI-basierten Data-Agent-Aktionen.
• Beispiele für Workflows: Lead-Nurturing, Lead-Routing, Deal-Stufen-Automatisierung, Ticket-Management, Datenbereinigung.
• KI-Integration durch den HubSpot Data Agent Breeze, zum Beispiel für Summarize, Research oder Custom Prompt.

Was sind Workflows in HubSpot?

HubSpot Workflows sind ein Automatisierungswerkzeug innerhalb der HubSpot-Plattform. Die Workflows ermöglichen es, Datensätze wie Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets oder benutzerdefinierte Objekte automatisch zu verarbeiten.

Grundlage ist immer ein Aufnahmetrigger, zum Beispiel wenn eine Eigenschaft gesetzt wird oder ein Formular ausgefüllt wurde. Sobald ein Datensatz aufgenommen ist, durchläuft er die definierten Aktionen, Verzögerungen und Verzweigungen des Workflows.

Der Zugriff auf den Workflow-Editor ist nur in Professional- und Enterprise-Versionen der HubSpot-Hubs verfügbar (Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub, Data Hub, Commerce Hub und Smart CRM). In Starter oder Free kannst du lediglich einfache, vordefinierte Automationen verwenden, jedoch keine eigenen Workflows erstellen.

Abgrenzung: Workflows vs. Sequenzen in HubSpot

• Workflows automatisieren Prozesse im Marketing, Verkauf, Service oder Operations-Bereich. Sie basieren auf Datensätzen aus dem CRM, ermöglichen Massenautomatisierungen und können komplexe Logiken mit If/Then-Verzweigungen, Webhooks oder KI-Aktionen abbilden.
• Sequenzen dienen ausschliesslich dem Vertrieb für die 1:1-Kommunikation aus dem verbundenen persönlichen Postfach. Sobald eine Person antwortet oder einen Termin vereinbart, endet die Sequenz automatisch.

Wie erstelle ich einen Workflow in HubSpot?

Einen Workflow in HubSpot erstellst du, indem du im Menü Automatisierung –> Workflows einen neuen Workflow anlegst, den gewünschten Objekttyp auswählst, Trigger und Aktionen definierst und den Workflow nach einem Test aktivierst.

1. Neuen Workflow starten
   
   • Menü: Automatisierung > Workflows > Workflow erstellen.
   • Wahl: Vorlage verwenden oder komplett neu.
2. Objekttyp wählen
   
   • Auswahl des Datensatztyps: Kontakt, Unternehmen, Deal, Ticket oder Custom Object.
   • Wichtig: Trigger und Aktionen hängen vom gewählten Objekttyp ab.
3. Aufnahmetrigger festlegen
   
   • Kriterien definieren, wann Datensätze aufgenommen werden, zum Beispiel Formularübermittlung, Eigenschaftswert, Listenzugehörigkeit, Datum.
   • Standard: Jeder Datensatz durchläuft den Workflow nur einmal, Wiederaufnahme kann aber aktiviert werden.
4. Aktionen hinzufügen
   • Typische Aktionen: E-Mail senden, Eigenschaften setzen, Aufgaben erstellen, Eigentümer zuweisen.
   • Fortgeschrittene Aktionen: Webhooks, App-Aktionen, Custom Code, KI-basierte Data-Agent-Aktionen.
5. Verzögerungen und Verzweigungen einbauen
   
   • Verzögerungen (Delays) bestimmen den Zeitpunkt der nächsten Aktion.
   • If/Then-Branches ermöglichen unterschiedliche Pfade je nach Bedingung.
   • Hinweis: Bei analytics-basierten Bedingungen ca. 80 Minuten Verzögerung einplanen.
6. Einstellungen prüfen
   
   • Ausführungsfenster (Wochentage, Uhrzeiten) und Pausendaten festlegen.
   • Suppressionsregeln anwenden, um bestimmte Datensätze auszuschliessen.
7. Testen und aktivieren
   
   • Mit der Testfunktion prüfen, wie ein Datensatz den Workflow durchläuft.
   • Nach erfolgreichem Test: Workflow veröffentlichen.
   • Die Performance lässt sich laufend überwachen.

Wie funktionieren Wiederaufnahme-Trigger in den HubSpot Workflows?

Die Trigger- und Enrollment-Logik in HubSpot Workflows bestimmt, wann und wie Datensätze in einen Workflow aufgenommen werden. Standardmässig wird jeder Datensatz nur einmal aufgenommen; ein erneutes Durchlaufen ist möglich, wenn die Wiederaufnahme ausdrücklich aktiviert ist.

Trigger-Arten der HubSpot Workflows

• Eigenschaften: Aufnahme, wenn ein Feld einen bestimmten Wert hat oder sich ändert.
• Events: zum Beispiel Formularübermittlung, Seitenaufruf, Interaktion mit Marketing-E-Mail.
• Listenzugehörigkeit: Aufnahme, sobald ein Kontakt eine bestimmte Liste erfüllt.
• Datum/Zeit: zeitgesteuerte Aufnahme an einem bestimmten Tag oder relativ zu einem Ereignis.
• Externe Quellen: Webhooks oder App-Aktionen aus Integrationen.

Wiederaufnahme der HubSpot Workflows

Standardmässig durchläuft ein Datensatz einen Workflow nur einmal. Mit der Wiederaufnahme lässt sich festlegen, dass ein Datensatz erneut aufgenommen wird, wenn die definierten Kriterien wieder erfüllt werden.

Beispiel: „Wenn Eigenschaft X = Ja“ → kann erneut auslösen, wenn der Wert später wieder auf Ja gesetzt wird.

Manuelle Aufnahme von Datensätzen in einen HubSpot Workflow

Datensätze können unabhängig von Triggern manuell in einen Workflow aufgenommen werden.

Wichtig: Wenn ein Datensatz bereits durchgelaufen ist, muss die Wiederaufnahme aktiv sein, sonst wird er nicht erneut aufgenommen.

Suppression und Unenrollment in HubSpot Workflows

Mit Suppression Lists lassen sich bestimmte Kontakte oder Unternehmen von vornherein ausschliessen. Zudem können Workflows so eingestellt werden, dass Datensätze automatisch abgemeldet werden, sobald sie ein definiertes Ziel erreichen (z. B. Deal gewonnen).

Testing der Enrollment-Logik in HubSpot Workflows

HubSpot bietet eine Testfunktion, um zu simulieren, ob ein bestimmter Datensatz die Triggerbedingungen erfüllt. So lässt sich vor der Aktivierung überprüfen, ob die Wiederaufnahme-Trigger korrekt greifen.

Welche Aktionen gibt es in HubSpot Workflows?

In HubSpot Workflows stehen zahlreiche Aktionen zur Verfügung, mit denen Datensätze automatisiert bearbeitet werden können. Dazu gehören Standardaktionen wie Versenden von E-Mails oder Aufgaben für Kollegen sowie fortgeschrittene Funktionen wie Webhooks, Custom Code und KI-gestützte Data-Agent-Aktionen. Welche Aktionen nutzbar sind, hängt vom gewählten Hub und der Lizenzstufe ab.

Standardaktionen der HubSpot Workflows

• Marketing-E-Mails senden, nur in Marketing Hub Professional und Enterprise.
• WhatsApp-Nachrichten senden (Marketing oder Service Hub Professional/Enterprise, mit verknüpftem WhatsApp-Kanal).
• Aufgaben erstellen für andere Nutzer im HubSpot CRM.
• Eigenschaften setzen oder kopieren, zum Beispiel Status eines Leads aktualisieren.
• Datensätze erstellen, zum Beispiel einen neuen Deal oder Ticket.
• Eigentümer zuweisen oder rotieren.
• Marketing-Status ändern (Marketing-Kontaktstatus verwalten).

Fortgeschrittene Aktionen der HubSpot Workflows

• If/Then-Verzweigungen: Logikpfade abhängig von Bedingungen.
• Verzögerungen (Delays): Zeitbasierte Steuerung der Aktionsausführung.
• Webhook auslösen: Daten an externe Systeme senden (Operations Hub/Data Hub Pro+).
• App-Aktionen: Integration mit Drittanbieter-Apps aus dem HubSpot Marketplace.
• In anderen Workflow aufnehmen oder aus Sequenz austragen (Sales/Service Enterprise).

KI-Aktionen der HubSpot Workflows

Über den Data Agent Breeze, also das interne KI-Modell von HubSpot, können Datensätze automatisch verarbeitet werden. Die KI ergänzt die klassischen Workflow-Aktionen um Funktionen zur Analyse, Kategorisierung und Texterstellung.

• Data Agent Research: Informationen automatisiert recherchieren.
• Data Agent Custom Prompt: benutzerdefinierte KI-Ausgabe erzeugen.
• Data Agent Summarize Records: zum Beispiel Tickets oder Deals automatisch zusammenfassen.

Die Ergebnisse der Aktionen können anschliessend für Verzweigungen oder als Eigenschaften weiterverwendet werden. Zusammenfassungen lassen sich als Eigenschaft speichern, Klassifikationen können für If/Then-Verzweigungen eingesetzt werden, und generierte Inhalte stehen als Input für weitere Aktionen zur Verfügung.

Verfügbarkeit der Aktionen nach HubSpot Lizenz

• Professional-Pläne: Kernaktionen wie E-Mails, Aufgaben, Datensatz-Updates, einfache App-Aktionen.
• Enterprise-Pläne: zusätzlich Sequenz-Austragung, Custom Objects, umfangreiche App-Integrationen.
• Operations/Data Hub Pro+: Webhooks, Custom Code, erweiterte Data-Workflows.

Beispiele für Workflows in HubSpot

HubSpot Workflows lassen sich in allen Hubs für verschiedene Anwendungsfälle einsetzen. Jeder Workflow besteht aus einem klaren Trigger, den dazugehörigen Aktionen und einem definierten Ziel.

Beispiele für Workflows im Marketing Hub

• Lead-Nurturing: Kontakte, die ein Formular ausgefüllt haben, erhalten eine abgestufte E-Mail-Strecke mit weiterführenden Inhalten.
• Re-Engagement: Kontakte ohne Interaktion in den letzten sechs Monaten erhalten eine Kampagne mit Rückgewinnungsangebot.
• Webinar-Kommunikation: Anmeldungen für ein Webinar lösen eine automatische Bestätigungs-E-Mail aus, gefolgt von Erinnerungen und einer Nachfassmail nach dem Event.

Beispiele für Workflows im Sales Hub

• Lead-Routing: Neue Leads werden nach Round-Robin-Logik automatisch dem nächsten freien Vertriebsmitarbeiter zugewiesen. So wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder gleich viele Leads oder Tickets erhalten.
• Deal-Stufen: Wenn ein Deal in eine bestimmte Phase wechselt, wird automatisch eine Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter erstellt.
• Genehmigungen: Hochvolumige oder spezielle Deals können zur Freigabe an einen Vorgesetzten weitergeleitet werden.

Welche fortgeschrittenen Funktionen gibt es in HubSpot Workflows?

Neben den Standardaktionen stehen in HubSpot Workflows auch erweiterte Funktionen zur Verfügung. Diese ermöglichen Automatisierungen, die komplexere Abläufe und Verbindungen zu anderen Systemen abdecken.

• Webhook-Aktionen für Datenaustausch mit externen Systemen
• App-Aktionen aus dem HubSpot Marketplace
• Custom Code Actions mit Node.js oder Python (Beta)
• Workflows API für Verwaltung, Deployment und Monitoring

Ein wichtiger Bereich sind Integrationen mit externen Anwendungen. Über Webhooks lassen sich Daten senden oder abrufen. Mit App-Aktionen aus dem HubSpot Marketplace können zusätzliche Dienste eingebunden werden, ohne dass eigener Code geschrieben werden muss.

Zusätzlich bietet HubSpot die Option, mit Custom Code Actions eigene Logik in Workflows einzubauen. Dafür stehen Node.js und seit 2025 auch Python (Beta) zur Verfügung. Damit können API-Requests ausgeführt, Daten verarbeitet oder individuelle Geschäftsregeln umgesetzt werden. Zu beachten sind technische Vorgaben wie Laufzeit- und Speicherlimits.

Wie behalte ich die Übersicht über meine HubSpot Workflows?

Damit Workflows übersichtlich und verlässlich bleiben, stellt HubSpot Verwaltungsfunktionen zur Verfügung. Workflows können in Ordnern strukturiert und bei Bedarf geklont oder verschoben werden.

• Ordner zur besseren Organisation der Workflows
• Klonen und Verschieben von Workflows oder einzelnen Aktionen
• Analysieren für Auswertungen zu Aufnahmen und Conversions
• Suppressionslisten und Ziele zur Steuerung der Datenqualität

Für die Kontrolle der Workflow-Ergebnisse gibt es den Bereich Analysieren. Hier lassen sich Kennzahlen wie die Anzahl der Aufnahmen, Conversion-Raten oder Abbruchquoten einsehen. Über die Einstellungen kann festgelegt werden, welche Workflows überwacht werden sollen.

HubSpot Workflows mit einem HubSpot Partner einführen

Die Workflows in HubSpot können dir sehr viel händische Arbeit vom Tisch nehmen. Je weiter dein HubSpot System automatisiert ist, desto stärker kann sich dein Team auf den direkten Kundenkontakt konzentrieren.

Gerade weil die HubSpot Workflows tief ins CRM eingreifen und viele Datenflüsse steuern, erfordert ihre Einrichtung Erfahrung und ein Verständnis der Plattform. Fehler bei Triggern, Re-Enrollment oder Datensynchronisation können den gesamten Prozess beeinträchtigen.

Wir von Axisbits arbeiten seit Jahren selbst mit HubSpot und sind inzwischen offizieller HubSpot Solution Provider für die Schweiz. Du möchtest, dass die HubSpot Workflows deinem Team die Arbeit erleichtern? Dann melde dich bei uns!

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